Что можно приготовить из кальмаров: быстро и вкусно

Оформление официальных документов - важная составляющая процесса делопроизводства. Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов - реквизитов. Правила оформления документов регламентируются государственными стандартами и унифицированными системами. Несмотря на то что документационное обеспечение управления является прикладной сферой, делопроизводственные процессы, связанные с созданием и хранением документов, играют важную роль в деятельности любой организации.

Основные правила оформления документов

Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания. Это далеко не полный перечень факторов, влияющих на классификацию.

На основе перечисленных признаков выделяют следующие виды документации:

• организационно-правовую;
• плановую;
• распорядительную;
• справочную;
• аналитическую;
• отчетную;
• финансовую;
• договорную;
• документацию по личному составу.

Кроме того, каждая область деятельности оперирует специфическими видами документов. В качестве примера можно привести производственную или инженерную документацию, без которой не обходится деятельность любой организации, занятой в промышленной сфере.

К основным правилам оформления документов можно отнести в первую очередь схемы расположения реквизитов и их перечни. Основным нормативным актом в данной сфере является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В стандарте определены: состав реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

Правила оформления документов, регламентированные Госстандартом, требуют от официального документа наличия постоянных и переменных реквизитов. Все обязательные элементы можно отнести к нескольким основным видам:

• формуляр документа (обязательные реквизиты);
• бланк документа (реквизиты, содержащие информацию об авторе);
• заголовочная часть (сведения об организации);
• содержательная часть (основная часть, назначение и смысл);
• оформляющая часть (реквизиты, подтверждающие подлинность и достоверность информации).

Правила оформления входящих документов

К входящим относятся документы, поступающие в компанию из других предприятий по разным каналам связи. Они также требуют соответствующего оформления, несмотря на то что создаются вне фирмы. Речь идет в первую очередь о регистрации входящей корреспонденции.

Все поступающие документы можно разделить на регистрируемые и нерегистрируемые. Первоочередной регистрации подлежат те, что имеют сжатые сроки для ответа. Например, налоговая документация. Каждый поступивший документ должен быть зарегистрирован один раз, непосредственно в день поступления. Для этого лицо, ответственное за входящую корреспонденцию (на практике чаще всего это секретарь или офис-менеджер компании), проставляет на нем отметку о поступлении. В большинстве организаций для этого используется соответствующий штамп. Отметка содержит наименование предприятия, дату и время поступления документа, количество листов и входящий номер. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, отметка должна располагаться в правом нижнем углу на лицевой стороне.

Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации (рекламу, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы). Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами. Это может быть индекс, характеризующий канал поступления, подразделение, осуществляющее регистрацию или любой другой индекс, облегчающий последующую работу. Основное требование к регистрационному номеру — его уникальность.

Многие компании вводят журналы учета входящих документов. В регистрационную форму такого журнала вносят дату поступления, исходящий номер отправителя и его наименование, вид документа и его краткое содержание.

Входящая корреспонденция с резолюцией уполномоченного лица передается исполнителю, а затем направляется в архив организации.

Правила оформления исходящих документов

К исходящим относят документы, созданные в компании для последующей отправки за ее пределы: в другие организации или частным лицам. Правила оформления исходящих документов требуют их регистрации в день подписания или утверждения. Исходящая корреспонденция также обладает рядом обязательных реквизитов, облегчающих ее учет. В первую очередь это номер и дата подписания или утверждения, заседания или принятия решения.

Регистрационный номер проставляют на первой странице документа. Он содержит порядковый номер, информацию о корреспонденте и исполнителях. Кроме того, номер может содержать данные о структурном подразделении (номер согласно штатному расписанию), индекс по номенклатуре дел и типовой код.

Для удобства исходящую корреспонденцию разделяют на группы, имеющие единый вид и место регистрации. Так, например, объединяют приказы, распоряжения, служебные записки, акты, протоколы и т. д.

Для исходящих документов в организации может существовать отдельный журнал регистрации. В записи об исходящем письме указывают его номер и дату создания, адресата, краткое содержание, сведения о лице, подписавшем документ, отметку об исполнении, номер архивного дела.

Существуют общие правила оформления исходящей документации, принятые в большинстве компаний:

• корреспонденция обрабатывается и отсылается в день подписания;
• исходящие документы оформляют в двух экземплярах;
• если документ должен быть возвращен отправителю, на нем необходимо поставить соответствующую отметку — «подлежит возврату».

Правила оформления документов регламентируются действующими нормами законодательства. В настоящее время все требования, относящиеся к делопроизводственному обеспечению, содержатся в различных законодательных и нормативных актах, что вызывает определенные сложности при оформлении официальной документации. Важно помнить о том, что юридическая сила любого документа зависит от правильности его оформления. Таким образом, знание нормативной базы необходимо для специалистов в области делопроизводства. Правила оформления документов могут быть закреплены в локальном нормативном акте, инструкции по делопроизводству компании. Однако она должна полностью соответствовать действующим требованиям законодательства.

Вложенные файлы

• Дополнение к личному листку по учету кадров (бланк).doc
• Лист согласования проекта документа (бланк).doc
• Приказ об утверждении новой редакции локального документа (бланк).doc

Доступно только подписчикам

• Дополнение к личному листку по учету кадров (образец).doc
• Лист согласования проекта документа (образец).doc
• Приказ об утверждении новой редакции локального документа (образец).doc

Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов .

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

· государственное это или негосударственное предприятие;

· каким видом деятельности занимается предприятие;

· как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Что же нового предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое главное содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми , а не обязательными.

Число реквизитов документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены два новых реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа к документу», который регламентируется другими нормативными актами, обязательными для исполнения.

Как теперь должны располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть на приведенном образце (Рис. 1).

Отметка о контроле , ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле. Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль», простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее 20 мм.

В грифе утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в творительном падеже (утверждено приказом ), что, безусловно, логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ ).

Косметическим изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе» . Теперь ставятся только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем, которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение отметки о поступлении документа в организацию . В новом ГОСТе она размещается в правом нижнем углу.

Все остальные реквизиты существенно не изменились.

К достоинствам нового стандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количество изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с небольшими изменениями, сохранились до наших дней .

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений .

Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

По месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

По форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

По срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

По происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

По виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;

По средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

Глава 3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа .

ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов .

ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст документа.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;

1.1. Подраздел;

1.1.1. Пункт;

1.1.1.1.Подпункт

Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Формат бумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050

2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1997.

3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.

4. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

5. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005

Директор завода (подпись) С.А.Киселев
Печать делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное название организации. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.
Текст (21). Текст – основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.
Текст документа на бланках формата А4 печатают через один межстрочный интервал, на бланках формат А5 – через 14 пт. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через полтора межстрочных интервала.
Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений. Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа,во второй - выводы,
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:
1. Достоверность и объективность содержания;
2. Полнота информации;
3. Краткость изложения;
4. Унификация и стандартизация языка и стиля документа;
5. Нейтральность тона.
К элементу текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.
Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.
Заголовок текста печатается флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков, то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора.
Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.
Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Этот реквизит оформляется следующим образом:
Приложение: на 20 л. в 3 экз.
Гриф приложения (24). Да нный реквизит, указывающий на связь приложения с основным документом, размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает: слово «Приложение», порядковый номер без знака №, название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:
Приложение 2
к приказу директора БелГИСС
25.04.2004 №11
Служебные отметки на документах
Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:
1. Фамилию, инициалы исполнителя;
2. Предписание действий;
3. Порядок и сроки исполнения4
4. Подпись руководителя;
5. Дату наложения резолюции.
Резолюция располагается на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.
Отметка о контроле (20). Необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ , которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка об исполнении (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя и номер его телефона.
Отметка о заверении копии (29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:
1. Слово «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;
2. Краткие сведения о порядке решения вопроса;
3. Подпись исполнителя;
4. Дата.
Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации, дата поступления и регистрационный индекс документа.
Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает в себя:
1. Запись «Информация перенесена на машинный носитель»;
2. Подпись лица, ответственного за перенос данных;
3. Дату переноса.
2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов
Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Бланки бывают трех видов:
- бланк для писем;
- общий бланк;
- бланк конкретного вида документов.
На общих бланках оформляются:
- распорядительные документы организации (приказы , постановления, распоряжения и т.д.);
- организационные (акты, протоколы, справки и т.п.).
Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланк для положения, бланк для протоколов и т.д.
Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).
Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4(210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Формат А5 рекомендуется в целях экономии бумаги и используются при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.
Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на бланках проставляются учетные порядковые номера.
Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме по следующим реквизитам:
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления, индекс и дата сопроводительного документа, организация – поставщик бланков;
- количество поступивших экземпляров, серия и номер гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа, инициалы и фамилия должностного лица – получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметка об уничтожении.
Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:
- вид виданных бланков;
- получатель бланков;
- должность, Ф.И.О. получившего бланки;
- количество экземпляров;
- дата получения;
- расписка в получении;
- номера и серии испорченных бланков;
- отметка об уничтожении.
Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются по акту с отметкой в журнале.
ПО «ГАРАНТ»
ПРИКАЗ
01.10.2005 № 35
г. Минск
О совершенствовании показателей
работы
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Организовать разработку и к 11.10.2005 предоставить директору на утверждение новые формы планов и отчетов о хозрасчетной деятельности цехов завода.
2.Главному бухгалтеру В.И.Носенко разработать указания об учете работы цехов, предусматривая получения от машиносчетной станции ежедневных и ежемесячных факсограмм по реализации продукции и по прибыли.
3.Контроль за исполнением возложить на заместителя директора В.И.Павлова.
Директор ________________ Н.К.Комаров
С приказом _______________ В.И.Павлов
ознакомлен: _______________ В.И.Носенко
Фирма «Омега»
УКАЗАНИЕ
01.10.2004 № 48
Минск
О графике отпусков
на 2005 год
Для составления графика отпусков на 2005 год
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Руководителей структурных подразделений предоставить списки сотрудников с указанием предполагаемого очередного отпуска в 2005 году.
2. Главного специалиста фирмы Осипова И.И. составить сводный график отпусков работников фирмы на 2005 год и представить его на утверждение в дирекцию фирмы.
Срок представления отпусков 20.12.2004.
Зам. директора ________________ И.И. Антонов
МП «СТАРТ»
ПРОТОКОЛ
________2003 № ____
г. Минск
Заседание ЭК
Председатель – Петров А.Д.
Секретарь – Петрова М.В.
Присутствовали: Сухова В.П.
Приглашенные: начальник ОМТС Белый Ю.Д.
Ведущий экономист Смирнов А.П.
Повестка дня:
О рассмотрении номенклатуры дел (НД) на 2001 год
СЛУШАЛИ:
Петрова А.Д. – предложила рассмотрение проекта НД на 2001 год
ВЫСТУПИЛИ:
Шах А.К. – дала замечание по разделу «Бухгалтерия» НД
ПОСТАНОВИЛИ:
Доработать раздел «Бухгалтерия» НД в соответствии с замечаниями Шах А.К. к 15.04.2001
Председатель ___________________ И.О.Фамилия

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата :

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: \Приказы по личному составу\ Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

Язык – совокупность средств речевого взаимодействия людей. Литературный язык – тип речи, который исторически сложился на базе русской письменности и литературы. Это язык литературы и искусства, науки, государственных учреждений, школы, печати, радио и телевидения. Как средство общения в масштабе нации, государства литературный язык противостоит, с одной стороны, диалектам (особенностям местных, территориально ограниченных говоров), с другой – жаргонам (особенностям речи узких социальных прослоек и групп).

Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Язык служебных документов имеет некоторые особенности.

1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа – предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

2. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.

Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.

Помните!

Использование в деловой речи междометий не допустимо.

Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.

Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.

Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».

Употребление лексики устной речи.

Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.

К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.

К просторечным принято относить слова типа баба, бабье, сопли, блажить, брехать, сквалыжничать. Такие слова воспринимаются как вульгарные.

К просторечным примыкают жаргонные слова – лексика, присущая некоторым узким социальным прослойкам: пара – «два», шпора – «шпаргалка» – из жаргона учащихся; медведь – «несгораемый шкаф», наколоть – «украсть» – из жаргона уголовников и др.

Близка к жаргонной профессионально – жаргонная лексика: баранка – у шоферов «рулевое колесо», а у спортсменов и болельщиков «ноль очков»; лапоть – у рыбаков «крупный окунь»; закозлить – у летчиков «плохое приземление самолета». Получая общую известность, жаргонные и профессионально-жаргонные слова переходят в разряд просторечных.

Особое место в лексике устной речи занимают диалектизмы – слова, присущие местным народным говорам: зоркий – «ясный, солнечный, но холодный ветреный день»; нальё – «каменистая гряда на дне озера», а также такие формы слов, как придеть (вместо придет), бывалыча (вместо бывало) и др.

Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).

В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо .

В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.

К специальной лексике относятся также профессионализмы . Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:

1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);

2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

В лексике с одной стороны присутствует устарелая лексика, с другой – новые слова (так называемые неологизмы). Возникновение новых слов и утрата языком устарелых – явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; напротив, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, своё общественное значение.

Основное условие правильного использования неологизмов и устарелых слов – оправданность их употребления в данном контексте. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, вышепоименованный нарушитель, по получении таковых. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов.

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков. Заимствование слов, присущее всем языкам, обусловлено торговым, научно-техническим, культурным общением народов. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий, обозначений.

Правильное использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет известные трудности. Основная из них – употребление заимствованных слов в том или ином стиле языка, в том или ином контексте.

Фразеологизмы – это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений типа витать в облаках, ахиллесова пята, удельный вес, сизифов труд.

Помните!

Не следует применять фразеологизмы в служебных документах. Однако при подготовке выступления руководителя возможно правильное применение фразеологизмов.

Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.

Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.

В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.

«Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.

В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.

В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.

К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов . Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).

Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.

Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.

В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.

Словарь-справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова . Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.

«Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.

Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.

«Словарь трудностей русского языка» Д. Э. Розенталя и М. А. Теленковой . В словаре не только регистрируются трудные случаи написания, произношения, словоупотребления, но и даются рекомендации нормативного характера. В ряде случаев составители приводят стилистическую характеристику слов, словосочетаний, различных форм и конструкций, вариантов произношения, включают пометы, указывающие на сферу распространения.

«Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.

В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.

«Словарь ударений для работников радио и телевидения» Ф.Л. Агеенко и М. В. Зарвы. В отличие от других изданий такого типа в этот словарь включены сведения о произношении многих имен собственных.

«Орфоэпический словарь русского языка» под ред. Р.И. Аванесова содержит не только сведения о произношении и ударении, но и о грамматических формах 63 500 слов.

По орфографическому словарю проверяется правильность написания слов. Наиболее полным из современных орфографических словарей является «Орфографический словарь русского языка» под редакцией С. Г. Бархударова, И. Ф. Протченко, Л. И. Скворцова.

Полезными могут быть словари-справочники «Слитно или раздельно?» Б.3. Букчиной и Л. П. Калакуцкой , «Прописная или строчная?» Д. Э. Розенталя.

«Фразеологический словарь русского языка» под редакцией А.И. Молоткова. В словаре даны толкования значений фразеологизмов, приведены различные формы их употребления их синонимы и антонимы, а в некоторых случаях – сведения о происхождении фразеологизмов. На примерах из классической и современной русской литературы показано, как фразеологизмы употребляются в речи.

Прочие словари.

Александрова З.Е. «Словарь синонимов русского языка». В словаре даются синонимы и синонимические сочетания слов, т. е. слова и сочетания слов, тождественные и близкие по значению. Они составляют ряд, в которых словарные единицы расположены в зависимости от степени близости из значения к значению исходного заглавного слова.

Ахманова О.С. «Словарь омонимов русского языка». Словарь включает свыше 2000 словарных статей, содержащих пары или группы омонимов (слов, совпавших по звучанию в результате различных языковых процессов, например, коса – «волосы», коса – «орудие для косьбы» и коса – «отмель»). В словарной статье содержатся указания на тип образования омонимов, а также грамматические, стилистические и другие сведения, подчеркивающие противопоставленность омонимов. К словарю даются указатели и приложения.

Львов М.Р. «Словарь антонимов русского языка». В словаре помещены широкоупотребительные в современном русском языке антонимы, объединенные в пары. В словарных статьях раскрываются значения антонимов, приводятся сведения об антонимической синонимике, гнездах антонимов, приведены примеры из произведений художественной литературы, иллюстрирующие употребление антонимов.

Правила цитирования.

Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:

1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;

2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;

3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;

4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.

Сокращения.

В текстах документов используются различные виды сокращений, которые изложены в «Словаре сокращений русского языка»:

1) почтовые сведения:

г. = город, обл. = область, р-н = район,

а/я = абонентский ящик, пр-д = проезд, пр-т = проспект;

2) географические понятия:

оз. = озеро, р. = река;

3) наименование должностей и званий:

проф. = профессор, член. – корр. = член-корреспондент, и. о. = исполняющий обязанности;

4) слово «год»: в 2005 г., в 2002–2004 гг., в 2003/2004 отчетном году;

5) денежные единицы: 300 руб., 70 коп., 30 р. 75 коп., б тыс. рублей, 18 млн долларов;

6) текстовые обозначения:

7) единицы измерения:

кг = килограмм, км = километр, га = гектар, 0С = градус Цельсия, Вт = ватт.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например, МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например, Минздравсоцразвития (Министерство здравоохраненияи социального развития); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» – буксир, «бух.» – бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов В.В.», или «В.В.Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы:

Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

Правительство Российской Федерации;

Коллегия Правительства Российской Федерации;

Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

Верховный Суд Республики Башкортостан;

Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации»;

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

Указ Президента Российской Федерации;

Распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

Начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

Начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

Первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

Заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

Глава администрации Красноярского края;

Губернатор Сахалинской области;

Мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

Председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

Президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: «установить почетное звание „Народный артист Российской Федерации“», «присвоить почетное звание „Народный художник Российской Федерации“» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

Маршал артиллерии;

Генерал армии;

Адмирал;

Академик;

Действительный член Российской академии наук;

Доктор технических наук;

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

Государственная граница Российской Федерации;

Государственная награда Российской Федерации.

Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации;

Государственный гимн Российской Федерации;

Государственный флаг Российской Федерации;

Государственная программа…

Названия праздников и памятных дней.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово «праздник» пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

Названия постоянно проводимых праздников и других массовых мероприятий пишутся со строчной буквы без кавычек: день открытых дверей, день встречи выпускников; месячник безопасности движения.

Если слово «день» не является первым в названии конкретного праздника, оно пишется со строчной буквы:

Всемирный день окружающей среды;

Всемирный день ребенка;

Международный день учителя;

Международный день мира.

Названия религиозных праздников и постов в светской литературе в последнее время пишутся с прописной буквы: Великий пост, Пасха, Страстная неделя.

В официальных документах в названиях религиозных праздников с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Рождество Христово.

Географические названия.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет», «года».

Например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

Страны света, части света.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Части света пишутся с прописной буквы: Европа, Азия, Америка, Антарктида, Африка, Австралия.

Географические области и зоны.

Пишутся со строчной буквы: лесостепная полоса, лесотундровая зона.

Участки течения рек и плесов.

Пишутся со строчной буквы, если они не входят в состав сложных собственных названий: верхняя Припять, нижняя Березина, средний плес Волги, но: Верхняя Тура, Нижняя Тунгуска.

Геологические бассейны, месторождения ископаемых, бассейны рек.

Пишутся с прописной буквы, кроме родовых слов: бассейн Волги, Волжско-Уральский нефтегазоносный бассейн, Вятско-Камское месторождение фосфоритов, Средиземно-морский бассейн.

Морские пути.

С прописной буквы пишется первое слово: Северный морской путь.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий.

Пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эль-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение.

Существительные (типа лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

Родовые иноязычные слова в составе географических названий.

Пишутся со строчной буквы в том случае, если они вошли в русский язык в качестве нарицательных существительных (фьорд, каньон и др.): Варангер-фьорд.

В остальных случаях принято написание с прописной буквы: Йошкар-Ола (ола – город), Сьерра-Невада (сьерра – горная цепь).

Названия государств

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация – Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д"Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зона и т. п.), пишутся с прописной буквы: Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия, Соединенное Королевство.

В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта: Страна восходящего солнца (Япония), Страна утренней свежести (Корея).

Употребление местоимений.

Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Личные имена.

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова:

Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.

Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

Индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения:

– будущие Суворовы и Нахимовы;

Индивидуальные мифологические и религиозные имена:

– Сизиф, Каин, Афродита;

Имена действующих лиц в художественных произведениях:

– Золушка, Буратино, Снегурочка.

Со строчной буквы пишутся:

Имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных:

– обломовы, маниловы.

Названия единиц величин, образованные от имен лиц:

– ом, ампер, паскаль.

Названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от имен лиц, пишутся со строчной буквы без кавычек:

– браунинг, кольт, максим, толстовка, френч, галифе.

Родовые названия мифологических существ пишутся со строчной буквы:

– ведьма, домовой.

Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Петров-Водкин, Мухина-Петринская, Салтыков – Щедрин.

В западноевропейских фамилиях и именах артикли, предлоги, частицы ван, да, дас, дель, дер, дю, ла, ле, фон и т. п. пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Лоне де Вега.

Артикли, предлоги, частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых фамилии не употребляются, пишутся с прописной буквы: Вандервельде, Декарт, Дюбуа, Ламарк, Лафонтен, Фонвизин, Ван-Гог, Дю-Белле. Исключение составляют фамилии Ламот-ле-Вайе, Риего-и-Нуньес.

Усеченная частица «де» присоединяется к другой части фамилии или имени через апостроф: Валери Жискар д"Эстэн, Луи де Бюсси д"Амбуаз, Ле Норман д"Этиоль, д"Оссиньи.

Числительные.

Для написания числительных используют три формы:

1. буквенную (три фотоаппарата);

2. цифровую (10 печатных листов);

3. буквенно-цифровую (100-тысячный).

Буквенная форма чисел используется:

При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;

В названиях мероприятий.

Цифровая форма чисел используется:

В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;

Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;

Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных:

До восьмисот рублей

С шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.

Правила составления библиографических списков.

Согласно ГОСТу 7.0-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», библиография – это информационная инфраструктура, обеспечивающая подготовку, распространение и использование библиографической информации. Библиографическая информация – это информация о документах, необходимая для их идентификации и использования. В книге библиография показывает какие источники использовал автор для написания работы, а также включает дополнительную литературу по данной тематике. Существуют самые разнообразные виды библиографических пособий. Во всех видах библиографических пособий используется библиографическое описание – совокупность библиографических сведений о документе, его составной части или группе документов, приведенных по определенным правилам и необходимых и достаточных для общей характеристики и идентификации документа. Общие требования к библиографическому описанию документа и правила его составления: набор элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления каждого элемента, применение условных разделительных знаков регламентируется ГОСТом 7.1-84 «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления».

Библиографическое описание состоит из последовательных элементов, объединенных в области, которые могут повторяться. Элементы подразделяются на обязательные, которые приводятся в любом библиографическом описании и факультативные элементы, несущие дополнительную информацию о документе. Каждая область и элемент отделяются друг от друга разделительными знаками. Источником библиографических сведений является титульный лист книги или его оборот.

Правила составления библиографического описания.

Пивоваров С.Э.

Дюма А. (отец)

Чапек В.Н.

Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов

Заглавие

В качестве основного заглавия приводят заглавие книги, указанное на титульном листе. Если на титульном листе приведены несколько заглавий, указывают все. Основное заглавие приводят в той форме, в которой оно дано в книге без кавычек.

После двоеточия указывают сведения, относящиеся к заглавию.

Основы управления государственной собственностью в России: проблемы теории и практики

Живая вода: Сб. рус. нар. песен, сказок, пословиц, загадок

В сведениях об ответственности указываются не только авторы, но и составители, редакторы, наименования учреждений (организаций), при участии которых опубликована книга.

Выходные данные.

Выходные данные – это сведения о том, где, кем и в какой период была опубликована книга.

Название место издания приводят в именительном падеже. При наличии двух мест издания приводят названия обоих и отделяют их друг от друга точкой с запятой.

М.; Ростов-на-Дону

В описаниях сокращаются только Москва (М.) и Санкт-Петербург (СПб.).

СПб.: Просвещение

М.: Международные отношения

Самара: Самар. ун-т

Саратов: Изд-во СЮИ МВД России

В качестве даты издания приводят год (цифрами), указанный на книге, а при его отсутствии пишут слова «Б.г.»

М.: Международные отношения, 2005

Саратов: Изд-во СЮИ МВД России, 2004

Кемерово: Дело, Б. г

Количественная характеристика

Область содержит сведения об объеме, размере книги, иллюстративном и другом материале, которым она снабжена. Объем может указываться арабскими и римскими цифрами в зависимости от нумерации, применяемой в книге.

XXVI, 603 с.

В качестве иллюстраций могут выступать рисунки, портреты, карты, атласы и т. д. Сведения об иллюстрациях разделяются запятой.

240 с.: ил., портр., карты

В книгах, монографиях и учебных материалах используются библиографические списки с сокращенным библиографическим описанием.

Полное библиографическое описание с обязательными и факультативными элементами используют в каталогах библиотек, государственных библиографических указателях, научно-вспомогательных и рекомендательных библиографических пособиях.

Чапек В.Н.

Экономика труда / В.Н. Чапек, Д.В. Максимов. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005.-349с.

В списках литературы, указателях, пособиях порядок размещения названий книг может быть: алфавитным, систематическим или хронологическим.

Если необходимо описать статью из газеты, журнала или сборника составляют аналитическое библиографическое описание. Аналитическое библиографическое описание состоит из двух частей. Сначала приводятся сведения о составной части документа, а затем сведения о документе, в котором помещена составная часть. Эти области отделяются друг от друга двумя косыми чертами с пробелом в один знак до и после знака.

Зезюлин В.И. Резервы территориального перераспределения трудовых ресурсов // Региональные особенности формирования и использования трудовых ресурсов: Сб. науч. трудов. – М., 1987.-С.19–29.

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.

Библиографические сноски.

При написании научных работ в текстах документа цитировании, рассмотрении отдельных вопросов или упоминании книг других авторов необходимо делать ссылки.

Внутритекстовые – указывается порядковый номер в приведенном списке и страницу, с которой была свята цитата или выдержка. Допускается использование краткого библиографического описания с указанием страниц. Данные ссылки заключаются в круглые скобки.

При перераспределении населения между районами надо с максимальной скрупулезностью учитывать также его национальные особенности, навыки, традиции, привычки, быт, климат и т. д. (Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции (экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.

Подстрочные – приводится краткое описание книги с указанием страницы. Размещается внизу листа после текста.

Харитонова В.Н., Вижина И.А. Экономические оценки условий жизнедеятельности населения на севере России // Регион: экономика и социология.– 2005.-№ 3.-С.177.

Москвин Д.Д. Население СССР: вопросы миграции (экономико-статистический обзор тенденций 60-х – 80– х годов). – М.: Наука, 1991.-С.68.

Затекстовые – приводятся после всего текста с кратким библиографическим описанием книги и указанием страницы.

Не указывать основное заглавие статьи или другой составной части документа, но при этом обязательно указывают страницы, на которых он опубликована;

Иванова Т.Д. // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 150–160.

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.

При записи подряд нескольких библиографических ссылок на один документ в повторной ссылке приводят слова «Там же» или «Ibid» (для документов, напечатанных латинским шрифтом) и указывают соответствующие страницы. В ссылках на многотомное и сериальное издание кроме страниц указывают номер тома, выпуска (части), год, месяц, число, например:

Иванова Т.Д. Трудовая миграция россиян (некоторые результаты социологического исследования) // Проблемы прогнозирования.-2005.-№ 2.-С. 153.

Деятельность любого субъекта хозяйствования связана с необходимостью составления большого количества документов, оформление которых привязано к унифицированным формам, а также носит управленческую и повседневную функцию (справки и приказы, доверенности и распоряжения). Довольно часто появляются вопросы о размерах полей и шрифта, месте постановки печатей и т.д.

Правила оформления документов регламентируются ГОСТами. Эти нормативно-правовые акты разработаны и утверждены на федеральном уровне. Требования, содержащиеся в них, носят рекомендательный характер. Они находят свое применение в распорядительных и , которые включены в унифицированную систему. К ним относят распоряжения и постановления, решения и приказы, акты и протоколы, письма и т.д.

Правила оформления документов устанавливают перечень реквизитов, которые в них содержатся, а также требования к их оформлению. В приложениях к ГОСТам имеются образцы бланков. В связи с тем, что нормы по оформлению документов носят рекомендательный характер, каждый субъект хозяйствования должен издать В нем и будет закреплен его порядок делопроизводства.

Бланки, на которых изготавливаются документы, должны соответствовать форматам А4 или А5. Бумага при этом должна быть белого цвета. Допускается использование бланков светлых тонов. Правые поля документа не должны превышать десяти миллиметров. Остальные три - отделять текст от края листа расстоянием не менее двух сантиметров.

Правила оформления документов предусматривают возможность размещения на бланках:

Государственного герба России;

Герба субъекта РФ;

Эмблемы организации.

ИНН/КПП, по оформлению в ИМНС;

ОКУД, классифицирующийся как код формы составляемого документа;

Код ОКПО.

Общие правила оформления документов гласят, что реквизит, который является наименованием организации, должен соответствовать тому, который записан в уставных актах. Если у субъекта хозяйствования есть сокращенная аббревиатура, то она также должна быть указана. Обязательным справочным элементом является также которая выполняет функцию вышестоящей.

Номер документа, под которым он прошел процедуру регистрации, включает в себя порядковую цифру, которая может быть дополнена индексом, зафиксированным в номенклатуре дел, а также уведомлением об исполнителях, о корреспонденте и др.

Правила оформления документов предусматривают проставления наименования адресата. Им могут выступать как организации, так и подразделения, входящие в их структуру, а также физические и должностные лица. Утверждение документа производится либо при помощи подписи его уполномоченным лицом, либо путем составления отдельного акта. Бланк может быть передан исполнителям с резолюцией. Этот реквизит содержит в себе постановку определенной задачи, а также сроков ее исполнения.

В заголовке должен быть отражен а также в него включают его краткое содержание. Основной текст, который составляется на государственном языке в соответствии с законодательными актами, оформляется в виде связного повествования, анкет, таблиц, а также соединений всех этих элементов. В первой части документа отражаются цели, которые преследует его издание, а во второй производятся решения, делаются выводы или просьбы, даются предложения.

В нижней части бланка проставляется реквизит подписи, а также согласования. Документ заверяется печатью. Она служит для того, чтобы подтвердить подлинность подписи, проставленной должностным лицом.