Что можно приготовить из кальмаров: быстро и вкусно
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг
от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс
"Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"
В соответствии с пунктом 2 статьи 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание, законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), статьей 43 Федерального закона от 22 апреля 1996 года N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 17, ст.1918; 1998, N 48, ст.5857; 1999, N 28, ст.3472; 2001, N 33 (часть 1), ст.3424; 2002, N 52 (часть 2), ст.5141), Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг постановляет:
Однако гарантировать правильность и полноту объяснений нельзя. Правила хранения деловых документов вытекают из множества законов и писем Федерального министерства финансов. В частности, здесь приведен налоговый кодекс, который регулирует обязательства по удержанию в области налогового законодательства и Коммерческий кодекс, который содержит соответствующие положения для торговцев. Коммерческие и налоговые правила регистрации деловых операций и хранения письменных материалов в основном идентичны, но для операционной практики налоговые правила в основном актуальны.
утвердить прилагаемое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
Положение
о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Кто должен соблюдать требования к хранению?
Большое значение придается следующему письму Федерального министерства финансов. Обязательство по хранению является частью обязательств по налоговому и коммерческому учету и регистрации. Следовательно, лицо, требуемое налоговым или коммерческим правом для хранения книг и записей, также обязано хранить их.
Кроме того, в соответствии с налоговым законодательством все лица, ответственные за ведение учета и ведение учета, обязаны вести учет в соответствии с другими законами. Кроме того, налоговый кодекс обязывает всех трейдеров превышать определенные лимиты продаж или прибыли для хранения книг и записей. В настоящее время лимит продаж составляет около € 000, а предел прибыли - € 000.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.
Примечание. С тех пор даже частные лица ссылаются на счета-фактуры, платежные ведомости или другую обоснованную документацию, полученную физическими лицами в связи с услугами, предоставляемыми на имущество. Предприниматель должен указать это обязательство по хранению в соответствии с налоговым законодательством о продажах в счете-фактуре. Книги и записи Финансовая отчетность Состоит из баланса и отчета о прибылях и убыткахОткрывающий балансБизнес и деловые письма, полученные для понимания этих документов. Статья 62 (2) Кодекса при условии, что таможенные органы воздержались от подачи заявления или вернули его после успешного представления и других документов, если они имеют отношение к налогообложению. На практике на практике правильная классификация документов.
II. Сроки хранения документов акционерных обществ
2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами Не каждое письмо является бизнес-письмом, а не каждым ваучером ваучером. В книгах и записях упоминаются земельный регистр, а также основные и суб-регистры, причем последний хранится в форме счетов для бухгалтерии с двойным входом. При учете открытых позиций документы заменяют другие ведущие учетные записи. Все зависит от того, имеют ли книги какое-либо значение для налогообложения. Товарно-материальные запасы представляют собой учеты инвентаризации всех активов и долгов на физическом и стоимостном уровнях. В зависимости от используемого типа и метода необходимо сохранить дополнительные инструкции по инвентаризации, описания процессов или аналогичные записи. Бизнес-письмо - это любая корреспонденция, используемая для подготовки, исполнения или отмены сделки. Все обстоятельства, влияющие на чистые активы, финансовое положение или результаты деятельности компании, подлежат размещению. Часто внешние бухгалтерские документы также являются деловыми письмами. Другие документы включают, например, калькулирующие документы, экспортные квитанции или оценки собственной работы. | Постоянно |
|
Внутренние документы общества | В соответствии с Перечнем |
|
Положение о филиале или представительстве общества | Постоянно |
|
Годовые отчеты общества Их значение для налогообложения должно рассматриваться на индивидуальной основе. После этого предприниматель должен хранить дубликаты счетов-фактур, выданных им самим или третьей стороной от его имени и от его имени, а также любые счета-фактуры, которые он получает или выдал от лица или от имени получателя услуги и от имени третьей стороны, Это также применяется в случаях, когда налоговая задолженность перешла к последнему клиенту или бенефициару. Проект приказа фсфр россии "об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерного общества"Срок хранения книг и записей, годовых отчетов, кадастров, управленческих отчетов, открывающих балансов и рабочих инструкций и других организационных документов, необходимых для их понимания, учетных записей, документов, прилагаемых к таможенной декларации, оформленных обработкой данных, при условии, что таможенные органы воздерживаются от представления или представления их представления вернулись, а счета-фактуры - десять лет. Все остальные деловые документы, подлежащие хранению, должны храниться в течение шести лет. | Постоянно |
|
Документы бухгалтерского учета общества | Не менее 5 лет |
|
Отчеты независимых оценщиков | Не менее 5 лет |
|
Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): Период хранения всегда начинается с конца календарного года, в который была сделана последняя запись в книге, инвентаризации, начального баланса, годовых отчетов или управленческого отчета, коммерческого или делового письма, или был составлен бухгалтерский документ Запись была сделана или возникли другие документы. В какой форме должны храниться документы?При определенных условиях срок хранения также может быть увеличен. Это имеет место, если налоговые записи имеют значение, для которых период льгот еще не истек. Истечение периода определения может быть заблокировано рядом событий. Для хранения в соответствии с законом предусмотрены или разрешены следующие формы. | ||
а) сводной (консолидированной) годовой | Постоянно |
|
б) годовой | Постоянно |
|
в) квартальной | Не менее 5 лет |
|
г) месячной | Не менее 1 года Однако при отклонении от юридических требований налоговые органы больше не требуют первоначального хранения в отношении последних документов, ср. Приказ Федерального министерства финансов отсюда требуется для таких документов хранения в оригинале. Сравнение с этим также следует соблюдать осторожность и для входящих счетов-фактур, из которых испрашивается входной налог. В этом случае предприниматель, который использует вводный налоговый вычет, должен иметь первоначальный счет-фактуру. Хотя он может предоставить это доказательство всеми доказательствами, допустимыми в соответствии с процессуальным законодательством. Однако в отдельных случаях это будет сложно, так что рекомендуется хранить в оригинале, чтобы исключить любой риск. Коммерческие и деловые письма и бухгалтерские документы должны храниться таким образом, чтобы их воспроизведение визуально соответствовало оригиналу. Для всех других документов, подлежащих сохранению, контента достаточно. Для электронных счетов, поскольку простой бумажный отпечаток электронного письма не достаточно. Для этого он несет объективное бремя доказательства. . Изменяя налоговый кодекс, действуя от документов, имеющих отношение к налогообложению и в то же время оригинального цифрового, должны храниться в форме, которую они могут оценивать по машине. |
|
Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества | Постоянно |
|
Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества | Постоянно Это означает, что для соответствующих налогов оригинальные цифровые документы, для которых до. Визуальное воспроизведение на бумаге, микрофильм или изображение в оптическом архиве или воспроизведение контента на любом носителе. Было допустимо, этого уже недостаточно. В дополнение к новой требуемой форме, согласно которой оценка машины должна быть возможной, они могут быть добавлены только до. Хранение в оригинале должно быть закреплено и заказано. Обеспеченное хранилище означает, что помещение или здание, где хранятся документы, защищены от воздействия огня, воды и влаги. В частности, также необходимо обеспечить, чтобы написание на бумаге не исчезало. Упорядоченное удержание требует, чтобы экспертная третья сторона была в состоянии своевременно проверить документацию. Для этой цели, например, можно использовать набор правил, в которых, среди прочего, определяется, какие документы должны быть заархивированы в соответствии с тем, какие критерии порядка и кто несет за них ответственность. |
|
Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) | Постоянно |
|
Постоянно |
||
Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах" Что делать, если документы утрачены или повреждены?Графическое воспроизведение требует точной передачи изображения на носитель данных, а также безопасного и упорядоченного хранения носителя данных и, при необходимости, считываемого графического воспроизведения. Изобразительное воспроизведение также можно восстановить в меньшем формате. Однако он должен содержать все визуальные, контрольные и обрабатывающие метки, прикрепленные к оригиналу. Например, в счете-фактуре, если только цвет подтверждает, что это оригинал, а не удар. Однако это не применяется, если в исходных квитанциях содержатся таможенные марки. | Постоянно |
|
Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля | Постоянно |
|
Ежеквартальные отчеты эмитента: | ||
а) за 1 квартал финансового (отчетного) года Поскольку подлинность штампов можно проверять только на основе оригинальных документов. Это также относится? что удивило? для марок, не содержащих специальных пигментаций. Поскольку экспортные документы были оцифрованы с отпечатками штампов обслуживания без цветных пигментаций и впоследствии уничтожены, это, тем не менее, не является возражением, поскольку оцифровка и уничтожение ранее. В течение периодов до этого региональное финансовое управление Кобленц имело. Поэтому экспортные документы с официальными марками должны храниться в оригинале сроком на десять лет. С другой стороны, другие документы экспорта вместе с связанными с ними счетами-фактурами могут быть уничтожены после цифрового, цветного истинного хранилища. Предприниматель должен уточнить вопрос о разрешении и глубине цвета хранилища в ответственной налоговой инспекции. | Постоянно |
|
б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года | Не менее 5 лет |
|
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами Для воспроизведения контента требуется, чтобы информация, которая должна быть сохранена, была полностью и правильно перенесена на магнитный носитель данных, чтобы содержимое не было изменено во время хранения и что воспроизведение возможно в течение периода хранения. В качестве предпринимателя вы должны всегда спрашивать себя перед уничтожением оригинальных документов, необходимо ли хранение в оригинале по причинам доказательства. В соответствии с этим положением законопроект должен быть либо в бумажной форме, либо, если он доступен в виде электронного биллинга, должен быть обеспечен электронной подписью с аккредитацией поставщика в соответствии с § 15 абз. 1 Закона о подписи. Только эти два варианта соответствуют фактам надлежащего счета. Сохранение оригинала также может быть необходимо по причинам доказательств в этом процессе. | Не менее 1 года |
|
Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества | Постоянно |
|
Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению | Постоянно Порядок хранения документов для аоВ принципе, возможности визуального воспроизведения достаточно для обеспечения доказательств. Он подлежит бесплатному судебному доказательству. В качестве доказательства документов применяются только письменные заявления. Поэтому данные, хранящиеся в электронном виде, не рассматриваются в суде в качестве документов в смысле Гражданского процессуального кодекса. Им не хватает письменной формы, необходимой для сертификатов, поскольку эти документы носителей записываются в цифровом виде, и поэтому они могут быть представлены только машиной. |
|
Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 |
2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 2.1. Положения.
2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
III. Порядок хранения документов акционерных обществ
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся# председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения
5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
В предпринимательской деятельности организации образуются документы различной формы, характера и юридического значения.
Все организации, предприятия, учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами. К таким документам относятся: первичные бухгалтерские документы, корпоративная документация, кадровая документация, иные документы, образующиеся в деятельности организации.
Настоящая статья посвящена порядку хранения корпоративных документов обществами с ограниченной ответственностью (далее – "ООО") и акционерными обществами (далее – "АО"), ответственности за нарушения порядка хранения документов, а также выработке практических рекомендаций по организации хранения документов на предприятии.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ К ХРАНЕНИЮ ОБЩЕСТВАМИ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
Обязанность ООО по хранению документов установлена п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее – "Закон об ООО"). В соответствии со ст. 12 Закона об ООО в уставе общества с должны содержаться сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления информации его участникам и другим лицам.
Перечень документов, обязательный к хранению обществом, и сроки хранения установлены п. 1 ст. 31.1, п. 1 ст. 50 Закона об ООО, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. (далее – "Перечень Росархива").
Таблица 1. Перечень и сроки хранения документов ООО
| Документ | Сроки хранения документов ООО |
|
|---|---|---|
| Договор или решение об учреждении общества | постоянно |
|
| Устав, зарегистрированные изменения в устав | постоянно |
|
| Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества | постоянно |
|
| Свидетельства о государственной регистрации общества | постоянно |
|
| Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества | постоянно |
|
| Внутренние документы общества | постоянно |
|
| Положения о филиалах и представительствах | постоянно |
|
| Документы, связанные с эмиссией эмиссионных ценных бумаг общества | постоянно |
|
| Протоколы органов управления и контроля общества | постоянно |
|
| Списки аффилированных лиц общества | постоянно |
|
| Списки участников общества (с 01.07.2009 г.) | постоянно |
|
| Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля | постоянно |
|
| Судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009) | ||
| Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества | В соответствии с Перечнем Росархива |
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АО
Перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, закреплен статьями 44, 89 Федерального закона "Об акционерных обществах" (далее – Закон об АО). Порядок и сроки хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс). В части, не урегулированной названным приказом, надлежит руководствоваться упомянутым Перечнем Росархива.
Таблица 2. Перечень и сроки хранения документов АО
| Документ | Срок хранения документов АО |
|
|---|---|---|
| Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс | постоянно |
|
| Устав общества, внесенные в него и зарегистрированные изменения и дополнения, свидетельство о государственной регистрации общества | постоянно |
|
| Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе | постоянно |
|
| Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами | постоянно |
|
| Внутренние документы общества | постоянно |
|
| Положение о филиале или представительстве общества | постоянно |
|
| Годовые отчеты общества | постоянно |
|
| Документы бухгалтерского учета общества | не менее 5 лет |
|
| Отчеты независимых оценщиков | не менее 5 лет |
|
| Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): | ||
| а) сводной (консолидированной) годовой | постоянно |
|
| б) годовой | постоянно |
|
| в) квартальной | не менее 5 лет |
|
| г) месячной | не менее 1 года |
|
| Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества | постоянно |
|
| Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества | постоянно |
|
| Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) | постоянно |
|
| постоянно |
||
| Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с Законом об АО | постоянно |
|
| Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля | постоянно |
|
| Заключения аудитора | постоянно |
|
| Ежеквартальные отчеты эмитента: | ||
| а) за I квартал финансового (отчетного) года | постоянно |
|
| б) за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года | не менее 5 лет |
|
| в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую раскрытию в соответствии с правовыми актами Российской Федерации | не менее 1 года |
|
| Уведомления о заключении акционерных соглашений, списки лиц, заключивших такие соглашения (с 09.06.2009 г.) | не установлено, по нашему мнению, постоянно |
|
| Списки лиц, заключивших акционерные соглашения | постоянно |
|
| судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009 г.) | ||
| Реестр акционеров | постоянно |
|
| Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества | постоянно |
|
| Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению | постоянно |
|
| Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества. | В соответствии с перечнем Росархива |
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Кроме этого
Акционерные общества должны иметь свою номенк
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Организации вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать соответствующие договоры с государственными и муниципальными архивами и передавать документы на хранение им. При самостоятельном хранении документов организации вправе создавать архив либо хранить документы без создания архива (ч. 2 ст. 13 Закона "Об архивном деле").
Общества хранят документы постоянного срока не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется обществом в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. Вместе с тем определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.
В зависимости от исторического, культурного значения документов, образующихся в связи с деятельностью ООО или АО (к примеру, поликлиника, ювелирный завод и т.п.), данные общества по решению архивов и согласованию с экспертно-проверочными комиссиями государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела могут быть отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Кроме этого источником комплектования архива, как правило, становятся организации, заключившие с архивным учреждением договор. Порядок хранения документов организациями с таким статусом особый. Отбор, определение сроков хранения и уничтожение документов производится по согласованию с архивом.
Рассмотрим порядок отбора, определения сроков хранения и уничтожения документов обществ, не являющихся источниками комплектования архивов.
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ООО
Общество может хранить документы либо по месту нахождения своего единоличного исполнительного органа, либо в ином месте, которое должно быть известно и доступно участникам общества.
Рекомендуем во избежание порчи или утраты хранить документы в запираемых шкафах, а особо ценные документы, которые сложно восстановить, а также с грифом "коммерческая тайна" – в сейфах; при большом количестве документов использовать отдельное запираемое помещение. В помещениях, используемых для хранения документов, рекомендуется установить пожарную сигнализацию. Документы должны приниматься на хранение в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
Ознакомление с документами участниками общества проводится в помещении исполнительного органа общества либо путем предоставления копий документов.
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения, отбору документов на хранение и уничтожение, экспертизы ценности документов, контроля за ее проведением в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.
На документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, составляется описи (годовые разделы описей) в четырех экземплярах, которые, рассматриваются экспертной комиссией.
После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.
ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АО
В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов. Представляется, что это сделано с целью обеспечения прав акционеров.
Организация хранения документов общества обеспечивается его руководителем. Подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Затем документы передаются на хранение в архив в специальное помещение, где должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Хранению подлежат подлинники документов общества.
Акционерные общества должны иметь свою номенк латуру дел, формировать документы в дела в соответствии с принятой номенклатурой.
Ответственность ООО
Ответственность АО
Для правильной организации документооборота рекомендуется принять локальный документ – положение о документообороте общества, приказом руководителя возложить функции по обработке и хранению документов на конкретного работника и профильные отделы (бухгалтерию, отлатуру дел, формировать документы в дела в соответствии с принятой номенклатурой.
Выдача документов для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику общества, уполномоченному на получение документов общества. Выдача документов сотруднику осуществляется под расписку с разрешения руководителя общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия. Комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
На дела постоянного и временного сроков хранения, в том числе подлежащие к уничтожению, составляются описи. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. Описи дел и акты рассматриваются экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаются руководителем общества. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ДОКУМЕНТЫ УТРАЧЕНЫ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНЫ?
Порядок действий ООО в случае утраты ими документов ни ФЗ об ООО, ни перечнем Росархива не установлен. В подобной ситуации, по нашему мнению, следует по аналогии руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Если утраченные документы использовались в бухгалтерском учете, то обществу следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105).
Таким образом, при утрате или повреждении документов (далее – "утрате документов") действия ООО, АО следующие.
В первую очередь, обществу необходимо составить опись утраченных документов, затем выяснить причины утраты документов (например, затопление, кража, пожар, утеря). Если за отсутствие документов предусмотрена юридическая ответственность (например, применительно к документам бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности), и вина общества в утрате документов отсутствует, то во избежание неблагоприятных последствий рекомендуется получить оправдательные документы. Ими могут быть справки органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов, противопожарной службы о пожаре, жилищной организации или собственника помещения о затоплении, объяснительные сотрудников. Далее, по результатам выяснения всех обстоятельств по факту утраты составляется акт с указанием причины утраты или повреждения. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества. Вместо утраченного подлинника в дело помещается заверенная в установленном порядке копия документа и составленный акт. Утраченные документы обществу рекомендуется по возможности восстановить, особенно, если их отсутствие затрагивает права заинтересованных лиц (например, участников, акционеров).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Ответственность ООО
Соблюдение порядка хранения документов ООО вправе проверить и должностные лица Федеральной архивной службы России (п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности ООО по хранению документов предусмотрена ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей. Дела о привлечении к административной ответственности по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи арбитражных судов (п.1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Ответственность АО
Соблюдение порядка хранения документов АО вправе проверить и в случае выявления нарушения наложить административное наказание должностные лица Федеральной службы по финансовым рынкам (п. 1 ст. 23.47 КоАП РФ).
Ответственность за нарушение обязанности АО по хранению документов предусмотрена ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей.
В связи с усилением ответственности за нарушения в области хранения документов особое значение приобретает организация документооборота на предприятии независимо от объемов деятельности.
Для правильной организации документооборота рекомендуется принять локальный документ – положение о документообороте общества, приказом руководителя возложить функции по обработке и хранению документов на конкретного работника и профильные отделы (бухгалтерию, от дел кадров), в должностных инструкциях закрепить соответствующие права и обязанности. Наличие ответственного должностного лица дает возможность юридическому лицу понести наказание в размере, предусмотренном для должностного лица, что в десятки раз меньше по сравнению с размером ответственности, установленным для юридических лиц. Также это наделяет общество, как работодателя, применять меры дисциплинарной ответственности к сотрудникам, допустившим соответствующие правонарушения.
Лиана Нигматуллина, ведущий специалист департамента юридического консалтинга "Аудэкс"