Что можно приготовить из кальмаров: быстро и вкусно

В ходе совещания руководитель должен донести до подчиненных полезную информацию и поставить перед ними ясные задачи. Если все сделано правильно, эффективность труда повысится, в обратном случае следует пересмотреть порядок проведения совещаний.

Часто ли вы проводите совещания? А часто ваши сотрудники получают от них что-то полезное? Понимают ли они цели и задачи, которые вы им поставили?

Повышается ли эффективность их труда после планерок? Получаете ли вы адекватную обратную связь? Если хотя бы на один вопрос вы ответили «нет», то вам нужно научиться проводить эффективные совещания и планерки, чтобы терять на них минимум времени и получать максимум пользы.

Эффективное совещание

С помощью совещаний поддерживается связь между разными отделами и внутри самих отделов, воплощаются принятые решения и повышается мотивация к выполнению работы у отдельных сотрудников. Но только эффективное совещание способно решить эти проблемы, поэтому проверьте себя, отвечают ли ваши собрания следующим критериям:

1. Соответствие формату . Есть несколько типов собраний: совещание, планерка и оперативка. Каждое из этих собраний имеет свои цели и соответственно длится разное время. Оперативка призвана решить проблему, возникшую только что.

Длится обычно 5-10 минут, на нее собираются люди, непосредственно связанные с проблемой. Планерка обычно проводится каждый день с утра и длится 25-30 минут. За это время руководителю необходимо поставить задачи на день, получить обратную связь по результатам предыдущего дня и скорректировать планы в случае необходимости.

Совещание имеет целью найти решение глобальной проблемы, сформировать новое предложение для своего рынка, разработать новую программу мотивации и т. п.

Часто совещания делятся на два этапа – первый проводится вечером, на нем ставятся цели совещания, обрисовываются проблемы, которые будут обсуждаться. Утром начинается второй этап, который может длиться до двух часов. Полноценное совещание – это креатив в чистом виде.

2. Конкретизация задач . Каждое собрание должно иметь четко прописанные задачи, которые объявляются участникам заранее. Отступление от повестки крайне нежелательно.

3. Жесткий регламент . Собрание должно иметь время начала и конца, независимо от того, все ли приглашенные явились на него. Установите четкие временные границы, например, закончить обсуждение пункта 1 повестки через 25 минут.

Для каждого выступающего отводите определенное время – 5 минут достаточно, это приучит людей говорить по сути. Если слышите посторонние разговоры или отступление от темы, пресекайте эти попытки, берегите свое время.

4. Оптимальный состав . На совещании должны присутствовать люди, которых оно касается. Просто так, посидеть и послушать, никого не приглашайте. Пусть каждый занимается своим делом.

5. Слово – каждому . Каждый участник собрания должен иметь возможность высказать свое мнение по тому или иному вопросу. Не вмешивайтесь и, тем более, не прерывайте речь сотрудника, даже если она идет вразрез с вашей точкой зрения. Вам же нужна адекватная обратная связь?

6. Ведение протокола . Повестка – не единственный обязательный документ совещания. Протокол, в котором записаны все основные моменты, выступавшие сотрудники в порядке очередности, их мнение по тому или иному вопросу, а главное результаты собрания, – очень полезная бумага.

Обязательно сделайте рассылку по участникам встречи, чтобы они всегда имели ее под рукой для уточнения каких-либо моментов. Так будет удобнее контролировать выполнение поставленных задач и анализировать полученные результаты. Именно схема «задача – результаты – контроль – задача» позволяет сделать совещания наиболее дельными и краткими.

7. Плановость собрания . Каждый сотрудник должен знать, когда его в очередной раз пригласят в переговорную комнату. Внезапность – плохой помощник в организации собраний, участники не успевают подготовиться или вовсе не приходят по причине отсутствия в офисе.

Если какая-то проблема возникла внезапно, и вы решили созвать оперативку для ее решения, приготовьтесь к ответам «не знаю», «надо проверить» и «я вам позже предоставлю отчет».

Как подготовить и провести эффективное совещание?

Чтобы провести эффективное совещание, к нему нужно сначала подготовиться. Перед началом собрания руководитель должен прояснить для себя следующие вопросы:

• какие цели преследует и какие задачи решает совещание.
• каков формат встречи, какие роли у участников совещания. Роли сотрудников распределяются заранее: обязательно должен быть председатель и секретарь. Также определите точное время начала и окончания встречи.
• какова структура совещания. Типовая структура выглядит следующим образом:
• приветствие;
• оглашение целей собрания, поставленных задач, формата проведения;
• обсуждение и анализ существующих проблем;
• получение обратной связи от исполнителей;
• анализ результатов и постановка задач на ближайшее время;
• подведение итогов.
• какой регламент встречи. Определите точное время для проработки каждого пункта повестки, выделите время для перерыва, если совещание предполагает длительное время проведения.
• какие документы понадобятся. Подготовьте всю необходимую информацию, которая будет интересна участникам, сделайте рассылку материалов, чтобы их изучили заранее.
• необходимо ли совещание. Перед рассылкой приглашений на встречу проверьте, а так ли уж она необходима.

Ответьте для себя на такие вопросы:

• Задачи, которые вы ставите, необходимо решать прямо сегодня?
• Что должны вынести с совещания его участники?
• Как должна измениться их работа после встречи?
• Вся ли необходимая информация собрана? Не получите ли вы ответа «не знаю» на какой-либо вопрос?
• Можно ли решить проблему другим путем, не проводя совещания?

Помните о простых правилах проведения эффективных совещаний, держите внимание аудитории на главной цели, придайте обсуждению положительный или нейтральный тон и поощряйте высказывать собственное мнение.

Тогда вы получите повышение эффективности работы ваших сотрудников и в то же время снизите количество времени, потраченного впустую.

Сегодня хочу рассказать о конкретном инструменте управления. Эта статья - ответ на письмо друга из Казахстана.

"Привет! Мне нужна помощь в виде совета. Я был на встрече у одного районного акима (губернатор по вашему). У него есть проблема. Есть 2 блатных зама, которые не работают (и не хотят работать и толку от них нет, бездельники, ради статуса сидят) и уволить их тоже нельзя, т.к. сверху крышуют. И еще не хотят, чтобы кто-то их работу делал. Таким образом, мой аким в западне. Т.к. ему вытаскивать район и надо делать работу. Хотелось бы знать, как бы решить эту проблему. Заранее благодарен..."

Я думаю, с такой проблемой сталкиваются не только в Казахстане, да и не только в государственных учреждениях. Иногда в компании засядет такой товарищ, вроде все у него прекрасно, а вот результатов никаких. И придраться вроде бы не к чему, и уволить не за что. Что же делать в таком случае?

Я предлагаю простой способ - еженедельную планерку

• Планерка не должна быть долгой

Максимум - 30-40 минут.

• На планерке ведется журнал

В этот журнал записывается все то, что руководители собираются достичь в течение недели.

• Планерка начинается с того, что зачитывается Цель компании.

Имеется в виду Большая цель. Например: "Процветающая Россия, вносящая достойный вклад в мировую цивилизацию". После этого зачитывается текущая цель, например: "Поднять доход в 5 раз в этом году".

• После этого ведущий планерки просит руководителей подразделений рассказать по очереди о том, что они сделали на прошлой неделе для достижения цели.

При этом основной функцией ведущего собрания является контроль того, чтобы выступающий руководитель не "лил воду" и не допускал фраз типа "мы увеличили эффективность отдела продаж на 15%". В таком случае он просто спрашивает вежливо, какие конкретно были сделаны шаги и какой получен результат.

Ответ, например, может быть таким:

Мы провели тренинг для продавцов. разослали более 500 писем нашим потенциальным клиентам. В общей сложности было принято 118 звонков от заинтересованных клиентов и было выставлено 53 счета на общую сумму 3 млн.600 тыс. Общий доход по отделу составил на этой неделе 1, 8 млн. рублей. что на 15% больше прошлой недели.

Такой ответ является приемлимым. Ведущий планерки может инициировать короткие аплодисменты от других руководителей.

Если руководитель пытается "лить воду" или "наводить тень на плетень", задача ведущего заключается в том, чтобы другие руководители это увидели. Подойдет, например, такая фраза: "Это была непростая неделя. Мы много думали..."

При продолжении таких попыток ведущий планерки прерывает выступающего и говорит, что сейчас планерка и если нет конкретных результатов, то переходим к следующему отделу. Или может попросить зачитать секретаря записи с прошлой планерки, а что именно планировалось достичь на этой неделе в этом отделе.

Например:

1. 1. Провести опрос по поводу нового продукта у 400 клиентов. Сделано? Нет.
   2. Выставить счета на общую сумму 2 млн.800 тыс. рублей. Сделано? Выставлено на 17 тысяч рублей.Провести тренинг продавцов. Сделано? Нет, мы были перегружены.
   3. Понятно, достаточно. Переходим к следующему.

Хочу отметить, что на такой планерке вскрывается и делается видимым всем остальным руководителям, кто добивается результатов и действительно помогает компании двигаться к цели, а кто искусно изображает из себя гибкий шланг и имитирует полезную деятельность.

• После того, как все рассказали о результатах, ставится цель на следующую неделю для всей компании, и ведущий достигает согласия у участников с этой целью.

Ведущий просит руководителей по очереди сказать, что они собираются сделать для достижения этой цели в своих областях, и это записывается в журнал.

Руководители могут просить что-то дополнительно сделать других руководителей, если их подразделения связаны и им нужны совместные действия. По поводу этого достигается согласие и фиксируется в журнале.

• После всего этого ведущий планерки спрашивает, готовы ли они по-настоящему достичь цели на этой неделе, и объявляет СТАРТ!

Эта простая и эффективная форма проведения планерки позволяет добиться интересных результатов. Руководители либо начинают по-настоящему производить и добиваться результатов, либо сбегают из компании под разными предлогами, освобождая место новым руководителям, которые действительно хотят вносить свой вклад в команду, а не просто изображать видимость полезной деятельности, находясь в лучах славы и почета, получая не зарабатывая.

Ну и самое главное - эта форма позволяет даже очень продуктивным руководителям достигать ещё большего, чего я вам откровенно и желаю.

СТАТЬИ на эту же ТЕМУ

Организовать и провести планерку максимально эффективно.

Найти решение проблемы заявленной для обсуждения или задать направление движения развития ситуации в конструктивное русло.

Провести планерку интересно, чтобы участникам некогда было зевать и у них не возникло ощущения впустую потраченного времени.

План действий

1. Ознакомится с предлагаемым методом организации проведения планерки.

2. Подготовиться самому, подготовить необходимые материалы и пригласить участников.

3. Провести планерку.

4. Подвести итоги проведения планерки и ознакомить с ними всех участников.

Как организовать планерку

Первое , что требуется для проведения планерки – это вопрос или тема планерки. Какую рабочую задачу вы хотите решить? Какой положительный эффект для работы организации будет итогом проведения планерки. Ознакомьте участников планерки с этим вопросом заранее. Таким образом, вы сэкономите время во время проведения планерки, а участники обсуждения, возможно, придут уже имея интересные идеи по вашему вопросу.

Второе – это люди, которые будут участвовать в планерке. Специалисты какого профиля и руководители какого уровня, или какие линейные сотрудники вам нужны, чтобы найти ответ на поставленный вопрос.

Третье – место проведения планерки. Важно, чтобы это было отдельное помещение или даже специальных зал для совещаний. Где всем будет достаточно места, посторонние (не участвующие в планерке сотрудники) не смогут вас потревожить и не будут звонить телефоны.

Четвертое – время проведения планерки. Желательно, чтобы оно было удобным для всех участников или постоянным. Например, ежедневные планерки проводятся каждый день ровно в 8.30. В любом случае, выбирая время проведения планерки, вам придется ориентироваться на наиболее важных ее участников. И назначать его заранее, на несколько часов, а правильнее – дней.

Пятое – регламент проведения планерки. Важно не только вовремя начать планерку, но и вовремя ее закончить. Заранее определите порядок обсуждения вопросов и время, выделяемое каждому участнику. Ограничьте его, это сделает доклады сжатыми и максимально информативными. Например, одно выступление не более 10 минут.

Шестое – подручные материалы. Необходимый минимум это ручки для всех участников и бумага. Позаботьтесь об этом сами, заранее, чтобы не пришлось тратить время обсуждения на поиск того чем и на чём писать. Еще вам могут понадобится: флип-чарт, проектор, экран, ноутбук, принтер. Всю технику необходимо подготовить и проверить ее работоспособность заранее.

Седьмое – ведущий планерки или секретарь, который будет фиксировать процесс и итоги обсуждения вашего вопроса.

Форматы проведения планерок

1. Подведение итогов, информационная планерка.

Такие планерки могут проводиться еженедельно в начале недели для руководителей всех подразделений вашей организации.

Для чего нужны такие планерки?

2. Планерка – распределение текущих задач.

Обычно проводятся в начале каждого рабочего дня. Формат очевиден – руководитель выдает подчиненным задания на день. Время проведения также не стоит растягивать – все получили задания и пошли его выполнять.

3. Планерка-совещание для обсуждения поставленного вопроса.

Вы заранее формулируете свой вопрос, который вам сформулировала сама жизнь и текущая ситуация на вашем рынке. Озвучиваете цель планерки, рассылаете эту информацию участникам. Просите их подготовиться (если это необходимо) по данному вопросу. Заранее определяете регламент и секретаря планерки-совещания. Итоги проведения планерки рассылаете всем участникам. Время на проведения такой планерки не более двух часов. Но бывают ситуации, когда времени требуется больше. В таком случае запланирует организованные перерывы по 15-20 минут на чай и просто отдых. (Чай и сладкое тоже подготовьте заранее!)

4. Творческая планерка.

Запросы для работы в коучинге
1) Развитие ресурса креативности для роста (саморазвитие, профессиональный рост, развитие бизнеса)
2) Решение внутренних конфликтов, преодоление кризисов с помощью ресурса креативности

Большинство менеджеров по продажам умеют отлично общаться и продавать, но, к сожалению, стабильность, следование плану работ, анализ и разбор предпринятых усилий - не являются их сильной стороной. Если у менеджера в текущем месяце много заказов, он неминуемо расслабляется: начинает совершать меньше холодных звонков, перестает работать с «уснувшими» клиентами.

На планерках руководитель отдела продаж может отметить намечающийся спад в работе менеджера и довести до сведения сотрудника, что его отлынивание от работы замечено и поставлено на контроль. Разумеется, менеджеры будут всячески противиться участию в планерке, ссылаясь на то, что у них совершенно нет времени, и вот прямо сейчас горит сделка. Нужно понимать, что именно руководитель через планерки реализует функцию административного управления и организует планомерную, без спадов и авралов работу команды.

Как же организовать и провести планерку наиболее эффективным образом?

Время

Планерки нужно проводить с утра. Если рабочий день начинается с планерки, менеджеры перестанут опаздывать на работу, кроме того, планерка даст заряд для работы в течение дня.

Отчетность

На планерку менеджеры должны приносить свои отчеты за предыдущий день: журнал звонков и встреч и отчет по продажам. Первый документ показывает, как менеджер использовал рабочее время, второй - каких результатов он достиг. Часто даже на этапе подготовке к планерке менеджеру становиться очевидно, что он затрачивал усилия не в том направлении, а результативность его работы могла бы быть выше. Еще один документ, который менеджер готовит к планерке - список планируемых звонков и встреч. Это важно! Во-первых, готовый список говорит о том, что менеджер может приступать к работе сразу по завершении планерки, а во-вторых, руководитель может скорректировать этот список, выделить приоритеты.

Регламент

С одной стороны, планерка не должна превращаться в многочасовое собрание, с другой стороной формальный сбор на пять минут тоже не принесет своих результатов. При правильной организации вполне можно уложиться в полчаса. В начале планерки руководитель проверяет отчеты сотрудников, а в случае невыполнения плана (по звонкам, встречам или продажам) выясняет причину: ошибка, халатность или объективные обстоятельства. Работе каждого сотрудника дается объективная оценка. Это может быть простое устное замечание или похвала, главное, чтобы менеджеры по продажам чувствовали постоянный контроль со стороны руководителя - в этом случае они начинают работать на порядок лучше.