Что можно приготовить из кальмаров: быстро и вкусно

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.

Действия по выплате заработной платы устанавливаются на 5 лет. Доказательства уплаты налога на прибыль или корпораций, оценка предпринимательской собственности, взносы за добавленную стоимость, налоги с оборота и налоги на страховое соглашение должны храниться в течение 3 лет, для местных прямых налогов срок хранения сокращается до 1 года.

Административные и судебные документы

Сохраняются на всю жизнь: суждения, акты дружественной сделки гомологичны, документы, относящиеся к товарам, принесенным или приобретенным в браке пожертвованием или завещанием, постановление о разводе или разделении тела, завещаниях, документах относительно последовательности, настоящие копии. Любое решение правосудия, предоставляющее компании право или признание этого, но также и распоряжения о нецелевом.

II. Сроки хранения документов акционерных обществ

2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:

2.1.1.	Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс	Постоянно
2.1.2.	Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества	Постоянно
2.1.3.	Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе	В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 <*>
2.1.4.	Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами	Постоянно
2.1.5.	Внутренние документы общества	В соответствии с Перечнем
2.1.6.	Положение о филиале или представительстве общества	Постоянно
2.1.7.	Годовые отчеты общества	Постоянно
2.1.8.	Документы бухгалтерского учета общества	Не менее 5 лет
2.1.9.	Отчеты независимых оценщиков	Не менее 5 лет
2.1.10.	Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):
	а) сводной (консолидированной) годовой	Постоянно
	б) годовой	Постоянно
	в) квартальной	Не менее 5 лет
	г) месячной	Не менее 1 года
2.1.11.	Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества	Постоянно
2.1.12.	Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества	Постоянно
2.1.13.	Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента)	Постоянно
2.1.14.	Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров	Постоянно
2.1.15.	Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах"	Постоянно
2.1.16.	Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля	Постоянно
2.1.17.	Ежеквартальные отчеты эмитента:
	а) за 1 квартал финансового (отчетного) года	Постоянно
	б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года	Не менее 5 лет
	в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами	Не менее 1 года
2.1.18.	Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества	Постоянно
2.1.19.	Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению	Постоянно
2.1.20.	Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации	В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000

2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Каблуки чеков, банковских выписок, банковских счетов или почтовых счетов должны храниться в течение 5 лет. Они могут служить обоснованием для налогов, позволять утверждать все права или доказывать выплату долга определенную дату. Автоматические заказы на отгрузку должны храниться на время их действия. Эти доказательства могут быть полезны в случае спора о сумме погашения долга, выплаты любому органу, чтобы оправдать признание неисполненного долга.

Владельцу счета 5 лет, чтобы оспорить квитанцию. Семейная книга Будущий защитный ордер под частным шрифтом Документы, касающиеся имущества, принесенного или приобретенного во время брака, пожертвованием или завещанием. Решение, в котором говорится о разводе или разделении тела и опеке над детьми. Заполняет документы, касающиеся правопреемства. Истинные копии. Любое решение правосудия дает вам право или признает его. Приказы неместных.

III. Порядок хранения документов акционерных обществ

3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.

Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.

Необходимо хранить 5 лет

Должна храниться 10 лет

Должен храниться в течение 1 года. Телефонные счета. Доказательство того, что оно будет обновляться каждый год. Должен храниться 4 года. Водные и санитарные счета. Законопроекты о сожительстве. Работы счетов-фактур Затраты на электроэнергию и газ Расходы на аренду и сборы, через 5 лет после выхода из квартиры Решения о выплате семейных пособий и жилья.

Удостоверение личности Свидетельства о гражданском статусе Паспорт Семейный рекордер Закон о натурализации Акт признания ребенка Счета-фактуры на покупку движимого имущества Акты собственности на недвижимое имущество Законы, сделанные до нотариус. Счет-фактура на покупку автомобиля должен храниться до тех пор, пока транспортное средство остается в обращении, даже если оно было перепродано, то же самое относится к счетам за ремонт. храниться до следующего и, в случае перепродажи транспортного средства, при условии, что срок службы транспортного средства.

3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.

Должен храниться 2 года

Болезнь и возмещение медицинских расходов и сборов врачей. предписания. Доказательство выплаты социальных взносов и семейных пособий. Соревнование по социальному обеспечению. Дневник здоровья и вакцинации Карта крови Тип карты донора или акт отказа, последнее желание эксгумации Свидетельство о социальном обеспечении и жизненно важную карту. Результаты медицинских осмотров.

Статья 288 § 3 Кодекса коммерческих организаций указывает на обязательство хранить книги и документы также после его расторжения. Документация компании предоставляется для хранения лицу, указанному в соглашении или решении акционеров. Кто может предоставить документацию для хранения и как долго она должна храниться, регулируется отдельно для разных типов документации. Он должен быть указан по трем основным файлам документации и, следовательно, по трем различным обязательствам по архивированию.

3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.

3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Как указано в ст. 73 настоящего Закона, бухгалтерские книги, бухгалтерские документы, инвентарные документы и финансовые отчеты и т.д. могут храниться вне единицы, только если они передаются для хранения другому субъекту, который предоставляет услуги в области хранения документов. Поэтому можно заказать такие документы, которые могут храниться только профессиональными профессиональными службами архивирования. Кроме того, хранение учетных документов после его ликвидации определено в ст. 76 Закона, согласно которому комплекты единиц, которые были ликвидированы, хранятся назначенным лицом или подразделением.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Управляющий, ликвидатор подразделения или управляющий банкротом должен сообщить компетентному суду или другому органу, хранящему регистр или регистр, и налоговую инспекцию о месте хранения. Минимальный срок хранения бухгалтерских документов указан в ст. 74 Закона о бухгалтерском учете, согласно которому утвержденная годовая финансовая отчетность подлежит постоянному хранению. В случае других коллекций Закон регулирует по-другому период их хранения. Итак, в течение пяти лет хранятся следующие книги: Инвентарные документы, другие учетные документы и документы.

3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

Карты вознаграждения работников или их эквиваленты должны храниться в течение периода требуемого доступа к этой информации в результате пенсионных, нетрудоспособных и налоговых правил, но не менее 5 лет. В случае бухгалтерских доказательств в отношении поступлений от розничных продаж период хранения продлевается до даты утверждения финансовой отчетности за данный финансовый год, однако, не короче, чем до даты погашения лиц, которым доверены активы розничной продажи. Бухгалтерские документы, касающиеся незавершенного строительства, займов, займов и коммерческих контрактов, требования, предъявленные в гражданском судопроизводстве или подлежащие уголовному или налоговому разбирательству, должны храниться в течение 5 лет с начала года, следующего за финансовым годом, в котором операции, операции и производство были окончательно прекращены, погашен, выставлен счет или истек.

3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.

Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

Документация принятого метода учета должна храниться на срок не менее 5 лет с момента его истечения, а документы, касающиеся гарантий и жалоб, - 1 год после окончания гарантийного срока или разрешения жалобы. Во-вторых, обязательства по хранению документов также вытекают из налогового распоряжения. Статья 32 Налогового кодекса указывает, что плательщики и коллекционеры обязаны хранить документы, связанные с взысканием или взиманием налогов, до истечения срока давности обязательств плательщика или коллекционера.

Однако в случае ликвидации или расторжения юридического лица или организационной единицы без правосубъектности лицо, осуществляющее ликвидацию или прекращение, письменно уведомляет компетентный налоговый орган не позднее, чем в последний день существования юридического лица или организационной единицы без правосубъектности, на месте хранения документов, связанных с взысканием или наследованием налог.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение

4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.

4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.

4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.

V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения

5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

В предпринимательской деятельности организации образуются документы различной формы, характера и юридического значения.

Все организации, предприятия, учреждения обязаны обеспечивать сохранность документов в порядке, установленном нормативными актами. К таким документам относятся: первичные бухгалтерские документы, корпоративная документация, кадровая документация, иные документы, образующиеся в деятельности организации.

Настоящая статья посвящена порядку хранения корпоративных документов обществами с ограниченной ответственностью (далее – "ООО") и акционерными обществами (далее – "АО"), ответственности за нарушения порядка хранения документов, а также выработке практических рекомендаций по организации хранения документов на предприятии.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ К ХРАНЕНИЮ ОБЩЕСТВАМИ С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

Обязанность ООО по хранению документов установлена п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее – "Закон об ООО"). В соответствии со ст. 12 Закона об ООО в уставе общества с должны содержаться сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления информации его участникам и другим лицам.

Перечень документов, обязательный к хранению обществом, и сроки хранения установлены п. 1 ст. 31.1, п. 1 ст. 50 Закона об ООО, а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г. (далее – "Перечень Росархива").

Таблица 1. Перечень и сроки хранения документов ООО

	Документ	Сроки хранения документов ООО
	Договор или решение об учреждении общества	постоянно
	Устав, зарегистрированные изменения в устав	постоянно
	Протоколы собрания учредителей, связанные с созданием общества	постоянно
	Свидетельства о государственной регистрации общества	постоянно
	Документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на балансе общества	постоянно
	Внутренние документы общества	постоянно
	Положения о филиалах и представительствах	постоянно
	Документы, связанные с эмиссией эмиссионных ценных бумаг общества	постоянно
	Протоколы органов управления и контроля общества	постоянно
	Списки аффилированных лиц общества	постоянно
	Списки участников общества (с 01.07.2009 г.)	постоянно
	Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля	постоянно
	Судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009)
	Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества	В соответствии с Перечнем Росархива

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АО

Перечень документов, подлежащих хранению акционерными обществами, закреплен статьями 44, 89 Федерального закона "Об акционерных обществах" (далее – Закон об АО). Порядок и сроки хранения установлены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс). В части, не урегулированной названным приказом, надлежит руководствоваться упомянутым Перечнем Росархива.

Таблица 2. Перечень и сроки хранения документов АО

	Документ	Срок хранения документов АО
	Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс	постоянно
	Устав общества, внесенные в него и зарегистрированные изменения и дополнения, свидетельство о государственной регистрации общества	постоянно
	Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе	постоянно
	Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами	постоянно
	Внутренние документы общества	постоянно
	Положение о филиале или представительстве общества	постоянно
	Годовые отчеты общества	постоянно
	Документы бухгалтерского учета общества	не менее 5 лет
	Отчеты независимых оценщиков	не менее 5 лет
	Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):
	а) сводной (консолидированной) годовой	постоянно
	б) годовой	постоянно
	в) квартальной	не менее 5 лет
	г) месячной	не менее 1 года
	Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества	постоянно
	Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества	постоянно
	Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента)	постоянно
		постоянно
	Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с Законом об АО	постоянно
	Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля	постоянно
	Заключения аудитора	постоянно
	Ежеквартальные отчеты эмитента:
	а) за I квартал финансового (отчетного) года	постоянно
	б) за II, III, IV кварталы финансового (отчетного) года	не менее 5 лет
	в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую раскрытию в соответствии с правовыми актами Российской Федерации	не менее 1 года
	Уведомления о заключении акционерных соглашений, списки лиц, заключивших такие соглашения (с 09.06.2009 г.)	не установлено, по нашему мнению, постоянно
	Списки лиц, заключивших акционерные соглашения	постоянно
	судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем (с 21.10.2009 г.)
	Реестр акционеров	постоянно
	Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества	постоянно
	Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению	постоянно
	Иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами общества, решениями органов управления общества.	В соответствии с перечнем Росархива

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Кроме этого

Акционерные общества должны иметь свою номенк

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Организации вправе как хранить документы самостоятельно, так и заключать соответствующие договоры с государственными и муниципальными архивами и передавать документы на хранение им. При самостоятельном хранении документов организации вправе создавать архив либо хранить документы без создания архива (ч. 2 ст. 13 Закона "Об архивном деле").

Общества хранят документы постоянного срока не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется обществом в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов. Вместе с тем определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

В зависимости от исторического, культурного значения документов, образующихся в связи с деятельностью ООО или АО (к примеру, поликлиника, ювелирный завод и т.п.), данные общества по решению архивов и согласованию с экспертно-проверочными комиссиями государственных органов исполнительной власти в сфере архивного дела могут быть отнесены к источникам комплектования государственного или муниципального архива. Кроме этого источником комплектования архива, как правило, становятся организации, заключившие с архивным учреждением договор. Порядок хранения документов организациями с таким статусом особый. Отбор, определение сроков хранения и уничтожение документов производится по согласованию с архивом.

Рассмотрим порядок отбора, определения сроков хранения и уничтожения документов обществ, не являющихся источниками комплектования архивов.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ООО

Общество может хранить документы либо по месту нахождения своего единоличного исполнительного органа, либо в ином месте, которое должно быть известно и доступно участникам общества.

Рекомендуем во избежание порчи или утраты хранить документы в запираемых шкафах, а особо ценные документы, которые сложно восстановить, а также с грифом "коммерческая тайна" – в сейфах; при большом количестве документов использовать отдельное запираемое помещение. В помещениях, используемых для хранения документов, рекомендуется установить пожарную сигнализацию. Документы должны приниматься на хранение в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Ознакомление с документами участниками общества проводится в помещении исполнительного органа общества либо путем предоставления копий документов.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения, отбору документов на хранение и уничтожение, экспертизы ценности документов, контроля за ее проведением в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии, в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации.

На документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, составляется описи (годовые разделы описей) в четырех экземплярах, которые, рассматриваются экспертной комиссией.

После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АО

В отношении акционерного общества Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установлен особый порядок хранения документов. Представляется, что это сделано с целью обеспечения прав акционеров.

Организация хранения документов общества обеспечивается его руководителем. Подлежащие хранению документы хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Затем документы передаются на хранение в архив в специальное помещение, где должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Хранению подлежат подлинники документов общества.

Акционерные общества должны иметь свою номенк латуру дел, формировать документы в дела в соответствии с принятой номенклатурой.

Ответственность ООО

Ответственность АО

Выдача документов для их предъявления акционерам производится под расписку сотруднику общества, уполномоченному на получение документов общества. Выдача документов сотруднику осуществляется под расписку с разрешения руководителя общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам на срок не более одного месяца. На каждый выданный документ заводится карта-заместитель.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия. Комиссия рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

На дела постоянного и временного сроков хранения, в том числе подлежащие к уничтожению, составляются описи. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. Описи дел и акты рассматриваются экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаются руководителем общества. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ДОКУМЕНТЫ УТРАЧЕНЫ ИЛИ ПОВРЕЖДЕНЫ?

Порядок действий ООО в случае утраты ими документов ни ФЗ об ООО, ни перечнем Росархива не установлен. В подобной ситуации, по нашему мнению, следует по аналогии руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Если утраченные документы использовались в бухгалтерском учете, то обществу следует руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105).

Таким образом, при утрате или повреждении документов (далее – "утрате документов") действия ООО, АО следующие.

В первую очередь, обществу необходимо составить опись утраченных документов, затем выяснить причины утраты документов (например, затопление, кража, пожар, утеря). Если за отсутствие документов предусмотрена юридическая ответственность (например, применительно к документам бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности), и вина общества в утрате документов отсутствует, то во избежание неблагоприятных последствий рекомендуется получить оправдательные документы. Ими могут быть справки органов внутренних дел о возбуждении уголовного дела по факту кражи документов, противопожарной службы о пожаре, жилищной организации или собственника помещения о затоплении, объяснительные сотрудников. Далее, по результатам выяснения всех обстоятельств по факту утраты составляется акт с указанием причины утраты или повреждения. Акт подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества. Вместо утраченного подлинника в дело помещается заверенная в установленном порядке копия документа и составленный акт. Утраченные документы обществу рекомендуется по возможности восстановить, особенно, если их отсутствие затрагивает права заинтересованных лиц (например, участников, акционеров).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность ООО

Соблюдение порядка хранения документов ООО вправе проверить и должностные лица Федеральной архивной службы России (п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ). Ответственность за нарушение обязанности ООО по хранению документов предусмотрена ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей. Дела о привлечении к административной ответственности по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ рассматривают судьи арбитражных судов (п.1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Ответственность АО

Соблюдение порядка хранения документов АО вправе проверить и в случае выявления нарушения наложить административное наказание должностные лица Федеральной службы по финансовым рынкам (п. 1 ст. 23.47 КоАП РФ).

Ответственность за нарушение обязанности АО по хранению документов предусмотрена ч. 1 ст. 13.25 КоАП РФ, в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей; на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 рублей.

В связи с усилением ответственности за нарушения в области хранения документов особое значение приобретает организация документооборота на предприятии независимо от объемов деятельности.

Для правильной организации документооборота рекомендуется принять локальный документ – положение о документообороте общества, приказом руководителя возложить функции по обработке и хранению документов на конкретного работника и профильные отделы (бухгалтерию, от дел кадров), в должностных инструкциях закрепить соответствующие права и обязанности. Наличие ответственного должностного лица дает возможность юридическому лицу понести наказание в размере, предусмотренном для должностного лица, что в десятки раз меньше по сравнению с размером ответственности, установленным для юридических лиц. Также это наделяет общество, как работодателя, применять меры дисциплинарной ответственности к сотрудникам, допустившим соответствующие правонарушения.

Лиана Нигматуллина, ведущий специалист департамента юридического консалтинга "Аудэкс"