Что можно приготовить из кальмаров: быстро и вкусно

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте .

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой - время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей. Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Советы от ведущих специалистов в области тайм-менеджмента

Если и обращаться к кому-то за советом, то к человеку в данных делах разбирающемуся. Да и то, полноценно понять систему взглядов того или иного автора можно лишь прочитав и поняв его труды. Мы же поставили себе амбициозную задачу выделить и коротко представить краеугольные камни отдельных методик и техник.

Стивен Кови

Назвать С. Кови специалистом в области тайм-менеджмента можно лишь с поправкой на то, что управление временем для него - элемент самосовершенствования, в комплексе приводящий человека к успеху. А вот в этом глобальном направлении он является гуру, поэтому ниже собраны некоторые рекомендации из раздела его книги « », посвящённого 3 навыку - определению приоритетов.

1. Суть навыка: сначала делайте то, что необходимо делать сначала. Другими словами, никогда не стоит откладывать важные дела на потом, какими бы сложными и неприятными они ни были. Помните, каждое такое дело приближает вас к цели, поэтому заставьте и свои чувства работать на результат. Все, даже самые успешные люди, вынуждены делать то, что не всегда им нравится. Это неизбежность.
2. Вы должны «зависеть от своих ценностей, а не от мимолетных импульсов и желаний». Движение к цели требует мотивации и настойчивости, поэтому сама цель должна быть приоритетной и важной, ведь себя не обманешь.
3. Лучший совет по управлению временем, по мнению автора: «Организация и действия на основе приоритетов».
4. Термин «управление временем» не совсем верный. Нужно учиться управлять не временем, а собой.
5. Соблюдайте принцип Р/РС баланса (результат/ресурсы+средства). Баланс подразумевает то, что ни одно из данных направлений не перевешивает другое. Попросту говоря, цель должна быть соразмерна затрачиваемым на её достижение усилиям. И наоборот: не стоит тратить большие силы ради успеха в незначительном деле.
6. Используйте матрицу управления временем для определения действительно важных дел, и концентрируйтесь на них, поскольку от этого зависит достижение ваших глобальных целей.
7. Ищите возможности и способы сделать вашу личную и профессиональную жизнь проще. Пробуйте, применяйте, среди них могут быть те, которые посодействуют позитивным переменам в вашей жизни.

GTD Дэвида Аллена

Метод Д. Аллена полезен в первую очередь своими советами по физической организации рабочего пространства, а также рекомендациями использовать различные канцелярские и другие средства для «освобождения» мозга от ненужной информации. О том, каким должно быть рабочее место по мнению автора GTD, . Разберём еще некоторые рекомендации:

Ведение картотеки. Большинство незначительных задержек времени можно избежать, широко применяя недорогие канцелярские средства. При одновременной работе с большим количеством проектов или входящей информации - организуйте картотеку. Для этого можно использовать обычные папки, в которые нужно складывать всю документацию и другие материалы по проекту. Их стоит завести даже для дел, где существует лишь 1 документ.

«43 папки». Простой и эффективный метод для организации дел. Понадобится 43 папки: 12 на каждый месяц и 31 на каждый день. Их функция - напоминать о каких-либо глобальных или мелких делах запланированных на каждый день. Допустим, в начале мая в результате переговоров вы договорились в конце июня представить клиенту отчёт и предварительно, за неделю, с ним созвониться. С этой целью в «июньскую» папку кладётся документ-«напоминание» о запланированном на этот месяц событии. Кроме того, в папки соответствующие 20 и 27 числу также помещаются записи о звонке и сдаче отчёта. Каждый день начинается с ознакомления с содержимым папки. В отличие от ежедневника или электронного органайзера они «застрахованы» от сбоя, их невозможно потерять или забыть.

4 типа списков дел. Также Д. Аллен предлагает усовершенствованную модель . Суть идеи в дифференциации заданий, выделении приоритетных направлений и удобной структуре. Всего нужно вести 4 списка:

1. Следующие действия. В этот список вы записываете вещи, которые вам необходимо сделать в ближайшей перспективе. Редактировать его, внося новые записи, нужно ежедневно.
2. Проекты. Те предприятия, которые являются несколькими связанными субдействиями, и на выполнение которых требуется не одно действие. Проекты нужно контролировать еженедельно, чтобы иметь возможность судить о ходе их реализации.
3. Отложенные. В этом списке хранятся проекты, выполнение которых кому-то делегировано или требует влияния внешних факторов. Их также систематически нужно проверять (как минимум раз в неделю).
4. Когда-нибудь/может быть. Из названия списка понятно, что это список неопределенных дел на будущее (пробежать марафон или завести блог).

Джулия Моргенстерн

Дж. Моргенстерн начинала свою карьеру на должности администратора и именно на ней приобрела необходимые навыки планирования и организации. Поэтому она уверена, что управление временем заключается по большей части в правильной организации деятельности. А для того, чтобы она была правильной, предлагает такие инструменты:

1. Оценка. Начинать стоит не с применения каких-либо методик, а с оценки затрачиваемого времени и своих действий. Что вам мешает заниматься приоритетными делами? Причин может быть несколько: технические (отвлечение на соцсети, почту, совершение звонков во время на них неотведённое), внешние обстоятельства (сжатые сроки, нереалистичные графики, дополнительные обязанности), психологические препятствия (нежелание ждать и связанные с этим хронические опоздания, специально создаваемые кризисные условия).

2. Временные рамки. По словам Джулии, 90% её клиентов, используя списки дел, рядом с пунктами не записывают время, требуемое на их выполнение. Это ошибка: временные рамки нужно ставить для любой задачи.

3. Техника 4D. Если в силу какой-либо причины вы не способны выполнить задачу, нужно применить одно из следующих действий:

• Удалить (delete). «Если что-то не стоит делать сейчас, то может быть это не стоит делать и позже». Это относится в первую очередь к неквалифицированной деятельности. Откажитесь от таких дел.
• Отложить (delay). Применяйте сортировку: менее приоритетные дела можно откладывать, освобождая время на более важные.
• Делегировать (delegate). Для выполнения отдельных заданий можно привлечь других: коллег, друзей, семью.
• Уменьшить (diminish). В некоторых компаниях производительность значительно улучшилась после того, как еженедельные часовые совещания были заменены на 15-минутные. Это позволило «убить двух зайцев»: сохранить время на непосредственную работу, да и сотрудников на протяжении более короткого отрезка времени стало легче.

4. Приоритеты. Дж. Моргенстерн говорит о необходимости разработки большой «картины жизни» - ваших целей, глобальных планов. Она состоит из 3 этапов. Первый: выделение «категорий» - главного, того, что важно для вас. Их должно быть не больше шести (к примеру, «финансы», «здоровье», «семья»). Второй: цели для каждой «категории». Например, в финансовом плане это может быть определённая сумма на банковском счету к моменту выхода на пенсию. Третий: 2-3 вида деятельности, которые ведут к цели (зарплата, пассивный доход от инвестирования, депозит).

5. Техника SPACE. Организация времени и организация пространства едины, поэтому автор предлагает специальную методику планирования SPACE (от англ. пространство):

• Sort - сортируйте дела и вещи вокруг себя.
• Purge - очистите время и пространство от всего, без чего можно справляться и так.
• Assign - назначьте каждой вещи своё место, а каждому делу - своё время.
• Containerize - определяйте параметры каждой значимой деятельности.
• Equalize - время от времени переоценивайте свою систему.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Б. Трейси «лягушкой» называет какое-либо неприятное, но важное дело. Он уверен, что его откладывать нельзя, ведь таким образом мысли всё равно будут возвращаться к нему, кроме того, проволочка лишь усугубит эмоциональное напряжение. Начинать свой день стоит именно с выполнения этого дела - так вы освободитесь от груза необходимости и сосредоточитесь на более приятных делах.

«Бифштекс из слона»

Случается так, что перед нами стоит необходимость решить какую-нибудь глобальную задачу - сложный многоступенчатый проект. И непонятно, как именно и что следует начинать делать, особенно если очерёдность не оговорена. В таком случае нужно разделить работу на части и выполнять их отдельно (образно говоря, съесть целого слона гораздо труднее, чем разделённого на бифштексы). Это не только позволит начать реализовывать задачу, но и поспособствует лучшему её пониманию.

Научитесь говорить «нет»

Можно увлекаться фильмом «Всегда говори да» с Джимом Керри в главной роли, но в плане тайм-менеджмента он - плохой советчик. Это совсем не значит, что нужно избегать новых возможностей, даже наоборот, но и взваливать на себя слишком много, даже в одной области - неправильно. Рано или поздно человек «перегорает». Еще раз напомним, что управление временем нужно не для того, чтобы успевать делать больше, а для того, чтобы делать правильно то, что нужно.

Стремитесь к автоматизации

Всегда ищите возможности сделать рутинную работу более простой. К примеру, если вы работаете с электронной почтой и вынуждены постоянно проверять папку с входящими - настройте оповещение о новых письмах на смартфон или для компьютера с помощью специальных сервисов.

Выполняйте похожие дела подряд

Если вам предстоит сделать 2-3 практически одинаковых дела на протяжении дня, выполняйте их подряд. Мозг «привыкает» к подобным задачам и следующий раз справляется с ними быстрее, чем, если бы между ними был перерыв.

Биологические часы

В тайм-менеджменте стоит уделять внимание не только времени как физической единице. В соответствии со своими определите часы наибольшей активности и наименьшей, и занимайтесь делами или давайте себе отдых с их учётом. Возможно, придётся пожертвовать традиционной чашечкой кофе сразу по приходу на работу, но вы гораздо продуктивнее проведёте день.

7 сервисов и программ для планирования и управления временем

Google Keep

Google Keep - электронный блокнот с возможностью создания обычных записей и пронумерованных списков, простейшая программа, поддерживающая все мобильные платформы, а также имеющая браузерную и оффлайн версию. Полезным данный сервис является в том плане, что из любого устройства, где выполнен вход в ваш Google-аккаунт, вы сможете получить доступ ко всем имеющимся записям; кроме того, можно начать работать над документом со смартфона ещё в транспорте по дороге на работу, а продолжить уже в офисе с ПК.

Maniac Time

Эта программа, как маньяк, преследует вас весь день. В хорошем смысле, конечно же. С момента запуска программы она собирает информацию об открытых приложениях и времени работы с ними, что в конце рабочего дня можно использовать для анализа времени, затрачиваемого на разные действия (процент и реальное время). Из данной статистики видно, сколько в день вы работали в текстовом редакторе, сколько в браузере, на сколько отвлекались на другие приложения. Если определённое время не выполнять на компьютере никаких действий, а потом вернуться за него - Maniac Time встретит вас вопросом, где вы были и почему не работали?

LeaderTask

Эта программа совмещает в себе сразу несколько полезных функций - календарь, планировщик, органайзер, менеджер файлов. Широкий функционал дополняется возможностью индивидуальной настройки (выделение приоритетов), способностью визуализировать представление или ход выполнения проектов, синхронизировать свои данные между устройствами на разных платформах и с Outlook. Оценить все достоинства программы перед покупкой разработчики предлагают за 45 дней бесплатного использования.

Microsoft Outlook

Многим данный продукт известен как почтовый клиент, но это лишь одна из функций. На самом деле Outlook предоставляет также возможность работы с календарём и планировщиком - достаточно удобными и понятными для всех пользователей пакета Office. Об использовании этой программы в качестве инструмента для тайм-менеджмента читайте в статье Глеба Архангельского http://www.improvement.ru/bibliot/outlook/01.shtm.

Microsoft OneNote

Ещё один сервис из пакета Microsoft Office, с недавнего времени распространяющийся бесплатно. Программа не является чем-то революционным, хотя и предлагает достаточно сильный инструментарий: возможность древовидного отображения списка дел, добавления к задачам аудио и медиа файлов. Особенность - поддержка рукописного ввода для планшетов.

Миниплан

Этот сервис, предназначенный для личного использования, созданный авторами Мегаплана - успешного корпоративного инструмента планирования. Один из самых известных и функциональных российских продуктов. Детальнее о программе в короткой презентации .

Remember the Milk

Одна из наиболее известных программ по GTD. Помимо списка дел/планировщика, данный сервис оснащён целым рядом современных технических решений, призванных разгрузить память. Среди них: настройка E-mail и sms-оповещений о предстоящих делах, управление заметками Evernote (который, к слову, можно также использовать в целях управления временем), работа с приложением при отсутствии Интернета, возможность синхронизации с календарём Google (ещё одним самостоятельным практичным инструментом, выполненным по аналогии с ежедневником).

И главный совет напоследок, исходящий из логики предмета тренинга: нельзя научиться управлять временем и при этом не ценить своё и других людей время. Планирование должно начинаться с осознания того, насколько это важно конкретно для вас, насколько вы готовы к дисциплине и контролю. Без этого, разовое прочтение и попытка применить отдельные рекомендации или инструменты в своей жизни ощутимого эффекта не дадут. Поэтому желаем вам терпения, настойчивости и, конечно же, измеримых результатов. Удачи!

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.

Если Вам постоянно не хватает времени, то, скорее всего, Вы просто нерационально его тратите и не уделяете должного внимания его планированию. Научитесь управлять своим временем правильно при помощи специализированных компьютерных программ и онлайн-сервисов.

Темпы развития современного мира за последние сто лет всё ускоряются... Соответственно и ритм жизни обычного человека всё возрастает. Многие из нас большую часть дня работают, потом прибегают домой, кое-как управляются с повседневными домашними хлопотами и ложатся спать, чтобы на следующий день опять повторить всё сначала...

Хорошо ещё, если на выходных у получается выделить хоть какое-то время на занятия любимым хобби или просто полноценный отдых. Многим из нас и этого не удаётся, поскольку выходные посвящаются решением бытовых вопросов. То есть, мы наблюдаем тотальную нехватку времени!

Однако, если взглянуть с другой стороны и проанализировать хотя бы пару своих будничных дней (а лучше недель), то окажется, что большую часть времени мы тратим не на выполнение заданий босса, не на дорогу с работы/на работу и даже не на домашние хлопоты, а на различные, бессмысленные по своей сути, дела!

Бесполезные разговоры в "курилке", просмотры соцсетей или просто бесцельное сидение на месте - вот всё то, что отнимает у нас драгоценное время, которое мы могли бы потратить с пользой для дела или своего организма!

Если Вы постоянно ощущаете нехватку времени и серьёзно решили что-то с этим делать, предлагаю Вам научиться рациональному тайм-менеджменту с использованием современных компьютерных технологий!

Немного о теории тайм-менеджмента

История отечественного тайм-менеджмента начинается в 20-х годах прошлого века, когда в условиях новой экономической политики появилось понятие "научная организация труда" (НОТ). Её главной целью ставилась оптимизация рабочего дня трудящихся с максимальной пользой для производства и минимальными нагрузками на человека.

За всё время развития НОТ было выработано много различных схем и принципов, однако, практически все они сводятся к тому, что все дела и временные затраты на их выполнение нужно тщательно планировать. Общий алгоритм такого планирования можно представить в виде пошаговой схемы:

Исходя из этой схемы, перед тем как взяться за какое-то дело, следует вначале проанализировать все возможные пути его успешного завершения. Затем определить цели и разбить весь процесс реализации задуманного на небольшие задачи. Только тщательно всё распланировав и выбрав наиболее удачный алгоритм действий, можно приступать к выполнению работы.

Важным моментом является также итоговый контроль выполнения поставленных задач. Благодаря контролю Вы можете проанализировать свои временные затраты и, возможно, в будущем при выполнении схожей работы ещё больше оптимизировать свои трудозатраты.

На сегодняшний день существует довольно много методик управления временем. Однако, по сути, все они сводятся к одной из трёх основных, которые различаются по принципам подхода: "Матрице Эйзенхауэра", технике "Хронометраж" или методу "Помидора". Предлагаю рассмотреть каждую из методик и выбрать программы для их реализации.

Данная методика планирования получила своё название в честь американского президента и известного военного деятеля Дуайта Эйзенхауэра, который умел довольно успешно распоряжаться своим временем.

В основе Матрицы лежит принцип, сформулированный итальянским социологом конца XIX века Вильфредо Парето, о том, что лишь 20% всех усилий дают 80% результата (также известен как принцип 20/80). Эйзенхауэр немного пересмотрел принцип Парето и сделал его более утилитарным, сортируя свои дела в поле подобного графика по степени их срочности и важности:

Матрица представляет собой обычную систему координат, где по горизонтали у нас отображается важность дел, а по вертикали их срочность. Пересечение этих двух осей делит плоскость листа на 4 части, различные по уровню приоритетности:

1. Важные и срочные дела . В эту категорию попадают те задачи, которые требуют как можно скорейшего решения и являются важными в Вашей области деятельности. Например, сюда можно отнести такие дела как звонки клиентам, завершение текущих проектов и т.п.
2. Важные, но не срочные дела . В данном разделе у Вас будут числиться дела, которые важны для Вашей работы вообще, но их исполнение не является срочным. Например, это могут быть регулярно повторяющиеся или запланированные на недалёкое будущее задачи.
3. Не важные, но срочные дела . Здесь у Вас могут быть дела второстепенной важности, которые практически никак не касаются Вашей работы или не влияют на её результат, но требуют нашей скорейшей реакции. Например, нужно поздравить с Днём Рождения коллегу, встретить внезапно приехавшую в гости тётю из Бобруйска или по дороге домой купить хлеба.
4. Не важные и не срочные дела . Самый обширный раздел занятий, которые никак не влияют на результаты нашей работы, не являются срочными, но "пожирают" львиную долю нашего времени. Это и бессмысленные разговоры, и бессистемное блуждание по Интернету, и бесполезные компьютерные игры и ещё масса дел, которые нам так хочется делать, но толку от них мало.

Таким образом, используя принцип бритвы Оккама, Вы можете определить только самые важные и срочные задачи, которые принесут реальную пользу для дела, которым Вы занимаетесь. Остальные занятия, которые не являются срочными и важными Вы научитесь со временем ограничивать, соответственно, получая в своё распоряжение больше времени для продуктивной деятельности.

Если Вы решили воспользоваться данным методом планирования, то Вам в этом может помочь программа под названием Хронометр :

Данная программа не требует установки, поэтому может запускаться с любого носителя, но на некоторых системах (например, на Windows XP) она не может автоматически создать базу данных. Если Вы столкнётесь с такой проблемой, просто создайте пустой текстовый документ и переименуйте его с заменой расширения с txt на sqlite. Или просто скачайте готовый файл с нашего сайта . Укажите скачанный файл в качестве базы данных программы и всё заработает.

Когда программа запустится Вы сможете создать свой первый список дел и задачи к нему. Обратите внимание, что каждую задачу можно пометить как важную и/или срочную, а также задать ей сроки исполнения. Это нужно для того, чтобы Хронометр смог автоматически рассортировать все задания в виде матрицы Эйзенхауэра:

Как видим, представление матрицы здесь немного не такое, как мы рассмотрели выше, но принцип тот же. Просто поменяны местами оси координат. Взглянув на матрицу, Вы сможете быстро определиться с приоритетами и завершить важные и срочные дела как можно скорее, чтобы заняться не важными и не срочными:)

Хронометраж

Если Вы любите делать всё обстоятельно и последовательно, возможно Вам подойдёт методика под названием "Хронометраж". Эта методика получила известность в СССР в 70-х годах благодаря книге Д. Гранина «Эта странная жизнь».

В основе "Хронометража" лежит принцип фиксирования всех выполняемых человеком действий на протяжении некоторого срока (оптимально - две недели). По завершении каждого дня человек должен проводить текущий анализ проделанной работы и выявлять те действия, которые отбирают время, но не несут практической пользы.

По завершении двухнедельного наблюдения делается общий анализ. В результате мы имеем две выгоды. Во-первых, получаем полную информацию о том, на что тратится наше время, выявляем его основных "пожирателей" и видим, на чём можно его сэкономить. Во-вторых, за срок наблюдений мы учимся самодисциплине и вырабатываем правильное чувство рабочего ритма.

Записывать свои действия Вы можете любыми удобными Вам способами: на бумаге, в текстовом документе на ПК, в записной книжке телефона или даже при помощи диктофона. Однако, если у Вас есть доступ к Интернету, лучше всего это делать при помощи специальных сервисов, вроде Time-Master.ru

Данный сервис являет собой своеобразный онлайн-органайзер, в который Вы можете записывать любые свои уже выполненные действия и задачи, которые ещё только предстоит завершить.

По умолчанию открыта вкладка "Рабочий день", куда Вы можете вносить все текущие действия (по терминологии сервиса - "События") и задачи. Для внесения Вы можете использовать вкладку "Расписание" (все данные вводятся с помощью всплывающего окошка как на скриншоте выше) или воспользоваться упрощённым видом ввода во вкладке "Дневник".

Помимо текущего дня, Вы можете также планировать цели на более длительные периоды времени при помощи вкладки "Календарь" (на месяц или на неделю). Контролировать же выполненные действия удобно при помощи вкладок "Задачи" и "Дневник":

Сервис довольно мощный и функциональный, поэтому, если решите его использовать, желательно ознакомьтесь с презентацией, которая будет Вам показана Вам после регистрации. Иначе Вы рискуете лишиться возможности использовать многие полезные возможности!

Метод помидора

Для самых же нетерпеливых и тех, кто на дух не переносит нудное планирование, существует ещё одна технология тайм-менеджмента - метод помидора (или "помодоро", если использовать оригинальную терминологию)!

Своё название метод получил в честь кухонного таймера в виде одноимённого овоща (такие были популярны в 80-х годах в Европе и Америке). А придумал его тогдашний студент итальянского университета Франческо Чирилло.

Суть метода в том, что Вы формулируете для себя текущую задачу ("помидор") и ставите таймер на 25 минут. За это время Вы должны успеть выполнить поставленное задание. После выполнения одного "помидора" у Вас есть короткий перерыв в 3 - 5 минут, а после выполнения 4-х - длинный в 15 - 30 мин.

Метод помидора при всей его простоте позволяет тому, кто его использует, максимально самодисциплинироваться. Ведь 25 минут - не так уж и много, а уложиться в срок нужно обязательно:)

В силу простоты реализации существует довольно много программ и сервисов, использующих для тайм-менеджмента именно данный метод. Правда, большинство из них англоязычные. Однако, есть и русские. Предлагаю рассмотреть некоторые из их.

Pomodoro для Windows

Для ПК существует небольшая бесплатная программа под названием Tomighty :

Это разработка итальянских программистов, но она почти полностью русифицирована и довольно проста в использовании.

После её установки и запуска в трее появляется небольшая иконка в виде помидора, которую можно нажать левой кнопкой мыши для запуска таймера или правой для доступа к контекстному меню с настройками.

Кстати, о настройках. В первой вкладке Вы можете изменять промежутки времени заданные по умолчанию, а во второй рекомендую снять опцию "Скрывать окно автоматически" и активировать возможность перетаскивания окошка таймера ("Allow dragging the window around"). Теперь всё готово и Вы можете открывать основное окошко и запускать сам таймер:

Tomighty будет отображаться поверх всех окон и оповещать Вас о событиях начала и конца задачи звуками. В процессе же работы таймер будет тикать. Если Вас это раздражает, просто отключите эту опцию в настройках на вкладке "Звуки".

По завершению одного "помидора" программа предложит Вам сделать перерыв - соглашайтесь:) Отдохните 5 минут и снова за работу. Когда сделаете 4 задачи, сделайте длинную паузу в полчаса, после чего таймер снова начнёт отсчёт следующих 4-х "помидоров".

Pomodoro для Android

В силу мобильности системы Андроид, под неё существует больше всего различных таймеров. Просто зайдите не Google.Play и введите в поисковой строке слово "Pomodoro", чтобы убедиться в этом.

Увы, из-за того, что у меня на телефоне старая версия Android, мне удалось протестировать только два приложения подобного толка (и оба англоязычные). И лучшим из них я бы назвал Simple Pomodoro :

После запуска приложения мы попадаем на экран с таймером. Если тапнуть по нему, то Ваше устройство перейдёт в режим блокировки и на нём во весь экран отобразится обратный отсчёт промежутка времени в 25 минут. Если Вы нажмёте кнопку "Назад", то сможете либо отключить таймер, либо переключить его в фон, чтобы выполнять другие действия.

Помимо основного экрана с таймером Simple Pomodoro имеет ещё два экрана: планировщик задач (свайп вправо с экрана по умолчанию) и статистика (свайп влево). В режиме планировщика Вы можете не только создавать задачи в приложении, но и импортировать их из Календаря Гугла!

Как и во всех подобных программах, в Simple Pomodoro имеются настройки, которые доступны в меню на экране статистики или по нажатию системной кнопки "Меню":

В этих настройках Вы можете изменить временные интервалы выполнения задачи и отдыха, задать звуки, параметры блокировки и иные параметры.

Pomodoro онлайн

Если Ваша работа связана с компьютером и у Вас есть постоянный доступ к Интернету, то идеальным выбором для тайм-менеджмента по помидору будет русскоязычный сервис "Помидорка" :

Данный сервис является не просто таймером, который можно включать когда захочется, а именно ориентированным на решение конкретных задач инструментом! Чтобы воспользоваться "Помидоркой" после регистрации нужно перейти в раздел "Задачи" и поставить перед собой хотя бы одну цель, а затем отправить её на выполнение и перейти в раздел "Таймер":

Новосозданная задача должна появиться в списке и, чтобы запустить таймер для неё, Вам будет достаточно нажать на кнопку "Play". В режиме запущенного таймера у Вас есть возможность поставить паузу или выполнить текущее задание досрочно, чего нет у многих аналогов. Контролировать же свою результативность Вы можете в разделе "Статистика".

Если Вам нужно изменить стандартные интервалы таймера, Вы можете это сделать по ссылке "Настроить помидорку" в левом нижнем углу страницы.

Следует сказать, что сервис "Помидорка" довольно молодой и активно развивается, поэтому в скором времени может обзавестись какими-либо дополнительными функциями, которые есть у крупных англоязычных аналогов (например, синхронизацией дел с Календарём Гугла или импорт/экспорт списков задач и статистики).

Так что вполне возможно, что мы получим в своё распоряжение достойный отечественный ответ "забугорным помидорам", который будет полностью бесплатным (по крайней мере так заявляет автор)!

Выводы

Завершить же нашу сегодняшнюю статью хотелось бы одним анекдотом:

Сколько нужно психологов, чтобы поменять лампочку?
- Достаточно одного, если лампочка готова меняться!

Аналогичная ситуация с тайм-менеджментом. Если Вы всерьёз решили заняться упорядочиванием растрат собственного времени, то не важно, какую методику или программу Вы выберете для этого - Вы в любом случае достигнете успеха.

Однако, если особого желания самодисциплинироваться нет, то на чём бы Вы ни остановили свой выбор, толку от этого не будет. Поэтому, перед тем как искать чудо-программу для тайм-менеджмента задайте себе вопрос, а готовы ли Вы меняться. Если ответ будет положительным, тогда - вперёд! Желаю Вам максимально рационально и с пользой проводить всё своё время!

P.S. Разрешается свободно копировать и цитировать данную статью при условии указания открытой активной ссылки на источник и сохранения авторства Руслана Тертышного.

Привет, Хабр! Краткое вступление - я работаю руководителем IT отдела крупной медицинской компании. Вот уже с год назад пытался заставить самого себя качественно работать с распределением своего рабочего времени. Это пост - мой опыт, мои взгляды, трудности восприятия и образцы форм для ведения тайм менеджмента.

Что такое тайм менеджмент? Это инструмент управление своим временем, притом это применимо не только к рабочему времени, но и к личному (вне рабочему). В попытках сделать всё и сразу вы в конце концов упретесь в тупик, не понимая почему на всё запланированное не хватает времени, а потом, попросту начнете забывать какие-то задачи/идеи/цели, которые казались сверх интересными, сверх прибыльными, сверх инновационными. Так случилось и со мной, честно пытаясь сделать что-то лучше, что-то оптимизировать, я откладывал какие-либо цели на дальний план и в силу текущей погруженности в основные обязанности, рабочую текучку, забывал про идеи, которые казались мне перспективными. Примерно с начала года я начал искать программы, увлекательные статьи которые помогли бы мне более качественно подходить к вопросу о тайм менеджменте и поверьте, для себя я понял суть, которую не находил ни в одной статье и не в одной книжке/программе. Перейдем к основным аспектам, которые помогут вам качественно работать с своим временем и с поставленными самому себе задачами:

1. Не обманывайте себя

2. Научитесь признавать свои ошибки

3. Не ленитесь

4. Пишите задачи кратко и понятно вам.

5. Не ставьте задачу на конкретный рабочий час/минуту, лучше - ставьте на день.

Итак, теперь о файле, который я использую для постановки задач. На ваше удивление это не очередная программа, которую нужно изучить, понять, принять. Это простой файл Excel, с знакомым Вам интерфейсом без каких-либо великих формул. Я остановился на данном формате так как считаю что нужно эффективно использовать те ресурсы, которыми мы обладаем, да и к тому же при необходимости можно просто начать заполнять дополнительный столбец. Файл необходимо постоянно держать под рукой, например на рабочем столе или же переместив его в автозагрузку (он будет открываться при старте системы), так как я не выключаю рабочий компьютер совершенно у меня данной проблемы нет - файл всегда запущен. Перейдем к текущему, предложенному мной варианту, рассмотрим столбцы:

Что сделать - в данном столбце я заполняю краткое название задачи, так например «Установить сервер БД», «Шаблоны для заказа отчетов с кубика», «Отчет по клиентам», «Посмотреть выполнение планов», «Предложить скидку на продукт M фирме N»

Дата постановки задачи - дата, когда появилась данная задача. Важный на мой взгляд фактор, дабы понимать сколько времени уже уделено на данную задачу, с какого времени она ещё не выполнена. Я немного укоряю себя, если вижу что с момента создания задачи прошло 2 недели - месяц, а результата так до сих пор и нет. Если задача связана с необходимым вмешательством какого-либо отдела/определенного сотрудника, и он мне до сих пор не дал ответ – я повторно напомню ему о вопросе изложенном в задаче. Часто бывает так, что не получив ответ от определенного сотрудника/отдела, Ваша задача не может быть выполнена, если она не будет нигде записана то поверьте Вы о ней забудете, так же как и человек связанный с ней. Так на начальном этапе легко можно загубить интересную идею.

Примерная дата завершения - тут я ставлю дату, когда предполагаю завершить данную задачу, обычно при этом бегло пробегаюсь по выставленным в строках датах, и понимая сколько примерно времени на выполнения той или иной задачи, выставляю предполагаемый срок её выполнения. Иногда, при большой нагрузки в течении дня я передвигаю данную дату, но, скажу честно это бывает крайне редко. Когда вы начнете вести подобный файл Вы в последствии так же начнете наиболее эффективно планировать время выполнения задачи.

Дополнительный комментарий - тут я описываю, к примеру, те дополнительные действия, которые появились в момент выполнения задачи или же комментарий при завершении задачи. К примеру, если задача затрагивает какого-либо сотрудника смежной фирмы, я пишу «Жду ответа от Пупкина», «жду цен от снабжения», «передал отчет, жду обработки», а если задача завершена, то пишу результат выполнения или же, пишу информацию о создании подзадачи (как раз, когда гипотеза какой-то идеи не до конца подтверждена и требуется либо дополнительного доказательства либо её опровержения). В каждой моей задаче есть дополнительный комментарий, даже если она просто завершена. Наверное, это самый положительный психологический фактор, когда после выполнения ты пишешь что с успехом завершил задачу.

Для обсуждения с руководством - в данном столбце я ставлю либо «1» либо «0». Если задача требует обязательного вмешательства руководства, то «1», если нет то «0». Согласитесь, будет удобно, максимально эффективно, если Вы придете к руководству с списком задач и ничего не забудете при этом? Я, честно, не могу все держать в голове или же мне понадобиться достаточное время, чтобы вспомнить, что я хотел обсудить, а зачем отнимать время у руководства компании и у самого себя, когда можно заранее иметь в запасе список вопросов, который можно быстренько распечатать при возможности обсуждения.

Так же, в задачах я стал применять пока что 4 цветовых гаммы, которым выделяю строки задач. Например, строка выделяется:
желтым цветом – то задача завершена
зеленым цветом – то найдено иное решение по данной задаче (в комментарии указываю какое)
красным цветом – то что нужно обсудить с руководством компании.
белым цветом – выделяю строки, в которых написаны текущие задачи (которые на данный момент выполняются)

В качестве определения номера задачи я использую номер строки в Excel-е, если к примеру создаю подзадачу (пытаюсь подтвердить или опровергнуть гипотезу) то ссылаюсь на номер строки которая спровоцировала новую задачу.

В итоге все описанное выше у меня выглядит как то так:

Послесловие

Тайм-менеджмент по праву считается одним из самых важных навыков современного делового человека. Эффективно управляя временем, мы заметно увеличиваем личную продуктивность, достигаем всех поставленных целей и становимся настоящими хозяевами своей жизни. В данной статье вашему вниманию предлагается несколько рабочих способов повышения производительности при помощи грамотного тайм-менеджмента. Итак, рассмотрим их подробнее.

Суть этого известного метода управления временем заключается в том, чтобы разделить все предстоящие дела на 4 категории: А (самые важные и срочные), B (значимые, но не слишком срочные), C (срочные, но менее важные) и D (второстепенные и несрочные). Тайм-менеджмент по подобной схеме неоднократно доказал свою эффективность, но он также требует определенного опыта.

В первое время вы, возможно, будете неверно оценивать важность/срочность тех или иных дел, сразу же добавляя их в раздел А или В. Таким образом, можно перегрузить эти категории, по сравнению с остальными. Однако разобравшись и «набив руку», вы начнете быстро и точно расставлять свои приоритеты, заметно повысив личную продуктивность и успеваемость.

• Mind maps (карты мыслей)

Это универсальный метод обработки и структурирования информации, который также отлично подходит для тайм-менеджмента. В его основе находится древовидная схема, которая может включать в себя задачи, цели, идеи, ресурсы или любые другие данные. Считается, что ее структура является гораздо более эффективной и удобной для восприятия, по сравнению с традиционными линейными списками, таблицами или планами.

Mind maps являются мощным инструментом планирования, помогающим легко и быстро разработать планы на неделю, месяц, год или любой другой промежуток времени. Кроме того, данный способ подходит для подготовки любых масштабных проектов (например, бизнес-планов), позволяя подробно описать все важные детали, и их взаимосвязь друг с другом. Карты мыслей - это весьма простой метод тайм-менеджмента, их можно составлять как на обычном листе бумаге, так и в цифровом виде, при помощи специализированных интернет сервисов.

Данная система тайм-менеджмента представляет собой пирамиду, состоящую из 6 последовательных ступеней. На ее вершине находится план на день (его необходимо составлять ежедневно), под ним размещен краткосрочный план на неделю/месяц, далее долгосрочный план на год или несколько лет. Три базовые ступени пирамиды - это масштабное планирование, включающее в себя генеральный план достижения актуальной цели, глобальную цель жизни и ключевые жизненные ценности. Пирамида Франклина является не только методом управления временем, также она выполняет более глубокие и серьезные задачи, помогая сформировать жизненные ориентиры человека.

• Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - способ тайм-менеджмента, реализованный в виде таблицы, горизонтальные строки которой отображают определенные отрезки времени, а вертикальные - список актуальных задач или событий. На диаграмме отмечается, какой период времени будет выделен под тот или иной проект. Таким образом, вы сможете составить точный и подробный график выполнения любой работы, вам удастся эффективно разделить даже самую масштабную задачу на составляющие этапы и контролировать сроки их реализации.

KickIdler

Это инновационный сервис, предоставляющий широкие возможности для учета рабочего времени - как своего личного, так и продуктивности других людей (например, сотрудников компании). KickIdler обеспечивает принципиально новый подход к тайм-менеджменту с применением передовых технологий. Система выполняет комплексный анализ данных, получаемых с компьютера, и составляет подробные отчеты о продуктивности. Используя KickIdler, вы сможете эффективно и оперативно контролировать, сколько времени вы и ваши подчиненные потратили на различные деловые задачи, а сколько - на личные дела. Данный способ тайм-менеджмента имеет широкую сферу применения, он подходит для любого бизнеса (малого или крупного), для учебных заведений и даже для контроля домашнего ПК.

Как видите, сейчас существуют весьма разнообразные методики тайм-менеджмента, применяя их в совокупности, вам удастся достичь наилучших результатов. Специалисты рекомендуют тестировать каждое упражнение на практике, а затем выбрать среди них тот (или те), которые идеально подойдут именно вам.