Что можно приготовить из кальмаров: быстро и вкусно

Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве.

Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов. Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.

Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист. Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа.

Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

Как правильно сшивать ниткой документы: правила ГОСТ

Существует масса правил по сшиванию документов. Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки. Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью. При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными. Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.

Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет. Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.

Как сшить документы на уголок: схема

О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.

ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок

Это один из самых простых вариантов. Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см. Разметку страницы выполните линейкой.

Инструкция:

Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками
Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
Подробнее можно увидеть на схеме
После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп

Такой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Инструкция:

Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

Об этом посмотрите видео.

ВИДЕО: Скрепление документов степлером

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

Необходимо придерживаться правил:

Сшиваются отчеты для налоговой в 5 отверстий
Узел обклеивается папиросной бумагой
Нумерация ставится в правом верхнем углу

ВИДЕО: Подшиваем отчет для налоговой

Как сшить дело?

Необходимо придерживаться ГОСТа и определенных правил.

Инструкция:

Дела сшиваются в три или четыре отверстия
Для подшивки берется банковский шпагат
Стоит подшивать так, чтобы все расстояния между дырочками перекрывались нитями
После этого нитки связываются в узел и приклеивается небольшой отрезок
На нем указывают количество страниц, подпись и имя того, кто проводил сшивание
Ставится штамп учреждения, чтобы оттиск был на листочке и на прошиваемой странице

ВИДЕО: Сшиваем дело

Если изначально вам нужно сдать в архив тетрадь или журнал, то можете его не сшивать как указано выше. Все делается гораздо проще.

Инструкция:

В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как прошить папку с документами?

Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

ВИДЕО: Подшивка папки с документами

В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Инструкция:

Прошейте нитками в три или четыре отверстия
После этого свяжите нити и прикрепите сверху опись
В ней нужно подробно описать количество листов или журналов
На клочке бумаги, который приклеивается с тыльной стороны пишется количество листов и подпись
Необходим и штамп предприятия или цеха

ВИДЕО: Подшивка для архива

Делопроизводство — сложная и скрупулезная работа, подразумевающая правильное оформление документов. Придерживайтесь всех ГОСТов и нормативных документов.

ВИДЕО: Сдаем на хранение

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Как правильно cшить документы нитками

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно 3-5 см.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С лицевой стороны протыкаем верхнюю дырку и отправляем иголку с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

С лицевой стороны протыкаем среднее отверстие и отрезаем нить, оставляя не менее 7 см.

Остаток нити из среднего отверстия связываем с остатком нити из верхнего отверстия.

На узелок наклеить маленький прямоугольный листочек.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Видео: учимся прошивать документы нитками и заверять их

Для повышения надежности сшива можно сделать четыре прокола. В этом случае сшивать следует начинать со второго сверху отверстия, потом в верхнее и затем опять во второе сверху. Затем в третье отверстие и после этого с тыльной стороны в четвертое. Заканчиваем сшив документа продевая иголку в третье отверстие с лицевой стороны.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат. Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту.

Важно знать, что сшив делают строго вертикально и симметрично. Проколы располагаются на левом поле документа, отступив от края листа 1,5-2 см. В случаях, когда сшитый документ имеет повышенную важность, проколов в документе делают в количестве пяти. Начинать сшив следует с тыльной стороны документа.

Видео: как прошить документы в большой папке для архива

Видео: в некоторых случаях документы сшивают на уголок

Видео: как можно прошивать документы с помощью станка

Как заверить прошитые документы

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой ). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Подготовка документов для регистрации ИП

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

Копия паспорта.
Заявление на регистрацию ИП.
Квитанция на оплату госпошлины.
Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

Обсуждение (14 )

Хорошая статья, согласна! В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки. А тут ребята все подробно описали, молодцы!

Виктории: несложно. Сначала нитки продеваются во 2 и 4 дырки, затем — в 1 и 5, затем в противоположной стороны во 2 и 4, в конце на одну сторону центральной дырки.

Сначала я хотела скрепить отчет степлером, пока это не увидел мой шеф, он то и сказал, что нужно сшивать ниткой, ну так я взяла иголку с ниткой))))в общем, первый опыт научил меня многому, потом уже меня научили как это делать правильно. Оказалось то не просто сшить документы, есть тонкости, которые нужно знать.

А как я недавно выяснила, правильно прошить документы — это ещё полдела. Их и хранить надо определённым образом! К нам приходила проверка, так еле отвертелись от штрафа за то, что у нас все папки с личными делами и бухгалтерские документы лежали просто в закрытом стеллаже. Оказывается, должен быть специальный шкаф, в котором каждый ящик открывается ключом, и одновременно можно открыть только один ящик, остальные в это время блокируются. Но штрафа удалось избежать именно потому, что инспектор сказала «Ладно, у вас хоть подшито всё по форме…»

Вот кажется,что такого-подшить документы? А как начнешь, так и понимаешь…ох,не легкое это дело, особенно, помню, первый раз)) Спасибо за статью, за видео! Теперь я поняла, что почти все делала не правильно, вернее, не совсем правильно. Главное, теперь знаю как облегчить и ускорить эту работу, а то уж очень много времени уходило. А время очень дорого!

В некоторые учреждения необходимо подавать только прошитые документы, от этого зависит рассмотрение Вашего же вопроса, а если они ещё и заверены неправильно — даже не примут, дальше иди оформляй, теряй время…Лучше научиться!

Являюсь делопроизводителем и могу со всей ответственностью сказать, что способ прошивки документов зависит от места предоставления. Зачастую организации, которые требуют подачи документов в сшитом виде, расписывают подробно, как должен быть сшит документ и в какой последовательности. Некоторые предполагают подачу в папках скоросшивателях, а некоторые предполагают прошивку ниткой и печатью и подписью на титульном листе.

Работаю бухгалтером и приходится сшивать документы. В отличие от многих считаю, что сшивать их необходимо, причем делать это нужно правильно, чтобы впоследствии не возникло различных неприятностей.

Долгое время проработала начальником службы документационного управления на крупном производственном предприятии. Большинство знакомых услышав название моей должности недоуменно пожимали плечами — что это за работа такая бумажки перекладывать и зачем она нужна. Многие просто недооценивают и не понимают зачем правильно сшивать и хранить исполненные документы. Сшивание это защита документа от возможной подмены каких-то отдельных листов или их изъятия. Сшиванию подлежат документы от двух листов. Ниточный переплет, нумерация страниц и опечатывание подтверждают целостность документа.

На самом деле, прошивка документов, их заверение есть, вроде как, и не самые серьезные вещи в бизнесе, но от них, как оказалось зависит крайне многое. А подчас и реализация всей идеи.
Довелось мне быть в одной региональной комиссии по выдаче субсидий начинающим предпринимателям на начало своего дела. Вроде там все просто. Подай бизнес план (все рассчеты, методики были в методичках), приложи необходимые документы, копии (регистрационные, выписки из банков, что реально вкладывал свои деньги в это дело, из налоговой об отсутствии задолжностей), сложи все в папку с титульным листом (образец и на сайтах висел и в методичках был). Ничего сверхестественного. Было подано чуть более 50 заявок. Субсидия была 300 тысяч. Когда просто пролистывали докумены, то оказалось, что по формальному признаку допустить к участию в конкурсе можно было не более 5. Просто полные косяки в документах! Копии не заверены даже подписью ИП, Папки не то что не сшиты, просто разлетались, когда их из конвертов доставали! С одной стороны — просто небрежность, а с другой — незнание людей основ делопроизводства. Потом уже более-менее нормальным проектам дали возможность оформить все как следует, а многих просто смотреть не стали из-за незнания ими делопроизводства по формальному признаку.

Ну почему же нет регламентирующих документов?
Для налоговой инспекции это письмо Минфина от 07.08.2014 г. № 03-02-РЗ/39142. До издания этого письма, чтобы предоставить копии документов для налоговой проверки, надо было заверять каждый лист копии документа. Хочу добавить, что остатки нитей должны быть отрезаны не коротко, а выглядывать из-под наклеенного листочка.

При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.

После того как все листы журнала были пронумерованы и прошиты, на узел нитки крепится наклейка. Она представляет собой небольшой бумажный прямоугольник, размеры которого составляют примерно 4×6 см. Рекомендуется заранее подготовить и распечатать на принтере несколько экземпляров, чтобы они всегда были под рукой.

Пример наклейки включает в себя следующие поля для заполнения:

Количество прошнурованных, пронумерованных и скрепленных печатью листов. Указывается сначала цифрами, затем в скобках прописью.
Должность уполномоченного работника.
Подпись с расшифровкой.

В разных образцах формулировки могут отличаться. Как правило, на наклейке отражается только информация о количестве листов и должности ответственного за журнал сотрудника. В конце ставится его подпись.

Важно! Наклейка может быть дополнена датой формирования журнала и оттиском печати организации (при наличии таковой).

При креплении нужно следить за тем, чтобы узелок нити находился в центре наклейки. Кончики при этом выходят за линию бумаги.

Подготовка документов к прошивке

Шаг первый - нумерация. Перед тем как приступать к прошивке документов, следует проставить номера в верхнем правом углу. Такое расположение цифр диктуется правилами делопроизводства.

Затем готовятся отверстия под стежки. Деловые документы имеют достаточно широкие поля. Перед прошивкой приблизительно в середине этих полей делают три прокола. Они идут строго вертикально по вертикальному центру листов. Шаг составляет минимум 3 см.

Все листы следует пробить на одном уровне. Для проделывания отверстий используют:

дырокол;
шило;
иглу.

Благодаря выдерживанию расстояния от границ поля после прошивки не возникает неудобств при чтении текста. Также не затрудняется поиск нужной страницы.

Как выполняется прошивка

Следующий вопрос - как правильно прошить документы с готовыми отверстиями? В качестве инструмента берется прошивочная игла.

Для прочного шва потребуется такой материал, как:

банковский шпагат;
прошивные нитки ЛШ-210.

Если специализированных материалов для соединения страниц под рукой не оказалось, можно заменить их любой прочной ниткой. Как пример, подойдет капрон. Также можно взять простую нить для шитья, сложив ее в несколько раз.

Чтобы сделать прочный, долговечный шов, стежки рекомендуется повторять два раза. Вместе с тем не нужно слишком сильно затягивать нитку. Тугой шов будет затруднять перелистывание журнала и поиск нужного бланка.

Когда прошивка окончена, кончики выпускают через среднее отверстие последнего листа. Для фиксации нить завязывают узлом. При этом следует оставить примерно 5 см концов. Для целостности документов на узел крепится наклейка, подтверждающая, что журнал прошнуровали.

Заключительный этап - крепление наклейки

Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.

Далее нужно дождаться высыхания клея. В отведенной для этого строчке указывается количество документов, включенных в данный журнал. Готовый бланк заверяется руководителем организации либо уполномоченным сотрудником. На наклейке отражается должность работника, его подпись и дата заверения. При наличии ставится печать предприятия.

Основная функция наклейки - подтверждение целостности журнала и включенных в него документов. С этой же целью узелок заливается клеем. Как на самой бирке, так и на документах ставится печать организации.

Наличие отчетливой, без труда различимой подписи.
Присутствие того же оттиска печати, что и на документах организации.
Расположение бирки непосредственно на узле нити, чтобы зафиксировать неприкосновенность документов.

Чтобы ровно сшить все листы, следует убрать все посторонние предметы. Если стопка большая, рекомендуется брать бумаги небольшими партиями. Когда нужно упорядочить в одном журнале несколько разных документов, их укладывают по дате подписания.

В каких случаях требуются прошитые документы

В большинстве случаев прошивка требуется для отчетов, представляемых в налоговую инспекцию. В таком случае подпись ставит только руководитель организации, а на наклейке ставится оттиск его печати. Это обязательное требование налоговой службы.

Что касается индивидуальных предпринимателей, для них наличие печати - дело выбора. Для инспекции будет достаточно личной подписи предпринимателя. Когда проверка завершена, на бланках ставится гербовая печать.

Важно! Чтобы заверить копию многостраничного документа, на каждом листе ставится штамп «Копия верна».

Как уже упоминалось, подпись и печать должны быть разборчивыми. Оформление штампа зависит от организационно-правовой формы. Государственные предприятия могут использовать печати с гербом. Для ООО и ИП законодательством предусмотрены другие требования.

Подведем итог. Наклейка «Прошито и пронумеровано» выполняется в виде бумажного прямоугольника. Он наклеивается на узел шва после окончания прошивки. Нити покрываются клеем, поверх наносится бирка. Когда клей высохнет, на листке делаются необходимые пометки.

Сначала указывается количество подшитых в журнал листов. Далее ставится подпись руководителя, его ФИО и подпись. В некоторых случаях это может поручаться другому ответственному сотруднику. Также на наклейке ставится штамп организации. При предоставлении документов в налоговую инспекцию это обязательное требование для ООО. В случае с индивидуальными предпринимателями достаточно личной подписи. Далее можно скачать бесплатно образец наклейки.

У многих предпринимателей, секретарей и бухгалтеров, особенно начинающих, возникает вопрос: "Как сшивать документы?" Казалось бы, что в этом сложного? Однако не так все просто. Документы предоставляются в контролирующие органы или сдаются в архив, а значит, должны быть оформлены с соблюдением всех норм и правил. Давайте подробно разберемся в нюансах этой темы.

Делопроизводство - сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг. Нельзя просто сложить пачку листов и сшить. Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09).

Для чего сшивают документы?

Прежде чем разобраться, как правильно сшивать документы, давайте обсудим, для чего, собственно, это нужно. Далеко не каждый человек знает, зачем это делается. А ведь существует масса организаций, в которых документы принимают только в корректном, должным образом оформленном виде. Например, при сдаче в архив, для участия в тендерных торгах, при подаче бумаг в налоговую и т. д.

Хотим заметить, что нет однозначной инструкции по этому поводу. Однако есть нормативные акты, регулирующие порядок оформления документации. Считается, что прошивать необходимо абсолютно все бумаги, если их объемы больше одного листа. Это касается и копий, например документов устава юридических лиц (на копиях не ставится печать предприятия). Кроме того, прошиваемые листы нумеруются арабскими цифрами. Ставятся они в верхнем правом уголочке. Для прошивки документов вам понадобятся специальные нитки-шпагат, шило, игла. На задней стороне последнего листа обязательно приклеивается заверительная записка, содержащая информацию о количестве страниц. На ней ставится подпись руководителя и обязательно печать предприятия.

Оформление обложки

Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант.

Опись документов

Перед тем как сшивать документы, нужно все верно оформить внутри самого дела, чтобы в дальнейшем не пришлось его расшивать. Оно ведь может содержать не один пакет бумаг, а несколько. В этом случае каждый комплект должен прошиваться отдельно и содержать четкую информацию о названии папки, дате описи, перечне всех листов, Ф.И.О. ответственного лица. Сама опись не нумеруется.

Как правильно нумеруются листы

Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила:

Номера присваиваются листам, но не страничкам. Помните об этом.
Опись не нумеруется.
Если среди бумаг есть письма, то нумеруются вначале конверты, а уж потом поочередно каждый лист.
Номера листов ставятся в уголочке сверху (правый верхний уголок) простым карандашом. Пользуются арабскими цифрами.
Если дело содержит не один том, то каждый из них нумеруется отдельно.
Если внутри есть документы с собственной нумерацией, то они все равно должны пройти общую нумерацию.
Листы больших форматов (А2, А3) разворачиваются, и в верхнем уголочке ставится порядковый номер. Подшиваются они только за один край.
Если лист содержит полностью приклеенные фрагменты, то он имеет только один номер, а внизу следует рукой написать весь перечень наклеенных чеков, выписок.
Если же фото, чеки прикреплены к листу только одной стороной, то в этом случае каждый из них будет иметь свой собственный номер.
Диаграммы, чертежи и фото тоже нумеруются.
Склеенные из нескольких листов схемы и карты имеют один номер, но в общей описи указывается, из скольких листов они состоят.

Допускаются ли ошибки в нумерации?

Перед тем как сшивать документы нитками, лучше удостовериться, все ли корректно оформлено. Особенно проверяйте, все ли страницы содержат верные номера. При небольших погрешностях (например, пропущены листочки) допускается буквенная нумерация, но только при согласии работников архива. Это означает, что все листы остаются без исправлений, а на пропущенных ставится цифра (предыдущего листа) и буква.

Если же допущены грубейшие ошибки, то придется переделывать работу полностью. Для этого и нужен простой карандаш, чтобы можно было стереть некорректную информацию. Но даже если вы пользовались ручкой, не беда. Зачеркиваются аккуратно старые номера, а рядом вписываются новые. В этом случае меняется и заверительная записка. Она, конечно, не изымается из дела. Просто вкладывается новая.

Как правильно сшивать документы ниткой?

Если вы подготовили все документы и уверены в правильности всех вложений, можно переходить к следующему этапу. Прошивают листы только специальными нитками (их еще называют банковским шпагатом) и иголкой. А как правильно сшивать документы в делопроизводстве? Давайте подробно, шаг за шагом, рассмотрим, как это делается.

Оформить дело нужно таким образом, чтобы в дальнейшем его можно было прочитать. Поэтому с левой стороны, на расстоянии полутора сантиметров от края, прокалываются шилом три дырочки, одна под другой. Среднее отверстие должно располагаться ровно посередине, а два остальных - находиться в трех сантиметрах от него.

Если дело небольшое, то удобнее использовать дырокол. А для увесистых томов лучше взять шило. Очень часто портятся первая и последняя страницы. Поэтому лучше взять и подклеить полосы картона в местах проколов, где будет проходить шпагат. Нить лучше готовить заранее, перед тем как сшивать документы. Очень длинной ее не делайте, т. к. она может запутаться. Сантиметров семьдесят вам должно хватить.

Для того чтобы упростить объяснения, пронумеруем отверстия. Пусть самое верхнее будет под номером 1, центральное - 2, а нижнее - 3. Итак, шить начинаем с обратной стороны дела, протянув иглу через отверстие 2 (сзади папки остается один конец шпагата) на лицевую сторону, далее пропускаем иглу через отверстие 1, снова нить тянем на обратную сторону. Когда свободный конец шпагата и игла очутились сзади папки, то через отверстие три нужно снова двигаться на лицевую сторону, а затем вновь на оборотную через 2 отверстие. Вот как сшивать документы в архив.

Дело, как говорится, сделано. Бумаги прошиты. Теперь нужно завязать шпагат на узел (сзади). Узел должен быть достаточно тугим и плотно прилегать к последней странице, потому что его придется зафиксировать заверительной запиской, посаженной на клей. Кончики шпагата должны свободно свисать из-под наклеенной бумаги.

Заверим документы подписью

Как правильно сшивать документы, вроде бы разобрались. Теперь осталось заверить подшивку подписью. Она, кстати, так и называется - заверительная. Делается она на отдельном листике и приклеивается на задней стороне последней страницы. Записка обязательно должна содержать информацию о том, каково количество прошитых бумаг, с указанием особенностей (возможно, это наличие справок, фото, рисунков, чертежей).

Заверительная надпись подписывается непосредственно директором или его заместителем, который указывает свою должность. Сама записка тщательно приклеивается на шпагат, которым мы шнуровали дело. Сверху на нее ставится печать предприятия. Но есть один нюанс. Оттиск печати должен частично быть на записке, а частично - на самом листе дела. Это очень важный момент. И о нем следует помнить.

Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы. Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Есть ли отличия в оформлении документов для налоговой?

Мы неспроста хотим особое внимание уделить именно оформлению документов для налоговой. Знание нюансов и особенностей позволит избежать некоторых проблем, а именно придирок со стороны контролирующих лиц. Небрежность в этом вопросе может породить лишние претензии.

Таких случаев немало, когда возвращают дела, мотивируя ненадлежащим оформлением. Неспроста Минфином РФ было дано специальное разъяснение (письмо от 29.10.15г. № 03-02) относительно правильности предоставления прошитых документов, а также их копий в бумажном виде.

Хочется напомнить, что при проведении проверок налоговая имеет право истребовать в бумажном варианте копии документов, которые должны быть заверены. Минфин разъясняет, что копия - это экземпляр, полностью воспроизводящий оригинал. Заверенным считается только тот вариант, на котором присутствуют все реквизиты, дающие бумаге юридическую силу. При этом ведомством даются рекомендации, как правильно сшивать документы и их копии. Даже ксерокопии подаются подшитыми. И не принимаются в ином виде.

Как сшивать документы для налоговой?

Предполагается, что подшивка не должна быть слишком большой, не более ста пятидесяти листов. Обязательно присутствие нумерации листов только арабскими цифрами (сплошной), начиная с первого. Все листы прошиваются в два или четыре прокола специальной ниткой. Концы этой нити должны быть протянуты на заднюю сторону последней странички и там связаны крепким узлом.

Рекомендации даются не только относительно того, как сшивать документы, но и как оформить бумажную наклейку на оборотной стороне. Она должна закрывать место прошивки и сам узел. Размеры наклейки не превышают сорока - пятидесяти миллиметров. На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц. Подписывается это все руководителем организации или иным представителем, имеющим такие полномочия. Далее ставится печать предприятия - таким образом, чтобы она захватывала и наклейку, и подпись с Ф.И.О. человека, заверившего документы.

Ведомство однозначно подчеркивает, что при оформлении подшивок следует обеспечить сохранность и целостность самих оригиналов и их копий. Сшитые документы предоставляются в налоговую с сопроводительным письмом. В нем указывается основание подачи подшивок, их количество, число листов в каждой из них.

Вместо послесловия

В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве. Много споров есть на этот счет, поскольку нет единого стандарта. Но если создать подшивку газет и документов просто для хранения в офисе в течение определенного времени не составит особого труда, то уж к сшиванию и оформлению бумаг для подачи их контролирующим органам нужно отнестись со всей ответственностью, дабы избежать проблем. Вообще считается, что подшивка является наиболее надежным способом хранения деловых бумаг, поскольку их сложнее изменить или подделать. Надеемся, наша информация будет для вас полезной.